Ведение кадровой работы. Кадровое делопроизводство с нуля. Краткое примерное пошаговое руководство

Кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции по которому носят общий характер, включает подготовку нормативной базы и стандартного набора документов, а также назначение директора.

Каждому начинающему предпринимателю будет интересно кадровое делопроизводство с нуля, пошаговые инструкции к которому мы рассмотрим далее.

Когда работа уже налажена, такими вопросами занимается специализированный отдел кадров.

На начальных этапах кадровыми перестановками занимается по совместительству один из сотрудников – секретарь или главбух.

Разберемся по порядку, как организуется работа в этой сфере и с чего начать новому кадровику.

Кому поручается работа с кадрами

Вопрос кадрового делопроизводства в 2017 году актуален для всех предприятий, где есть наемные работники.

Полномочия закрепляются за сотрудником посредством издания приказа.

В зависимости от количества работников возможно два варианта:

  1. Кадровое делопроизводство берет на себя руководитель. Для этого он издает соответствующий приказ, которым закрепляет за собой данные обязательства.
  2. По мере приема сотрудников в штат предприятия, работу с кадрами можно поручить одному из них. Также издается приказ, подтверждающий полномочия. Обязательства прописываются и в должностной инструкции.

Пошаговая инструкция по кадровому учету законодательно не определена.

Все же при ее разработке следует ориентироваться на нормативные акты, в том числе ГОСТ Р 7.0.8-2013.

Хотя единый порядок и не установлен, предусмотрен общий план, позволяющий систематизировать кадровый учет и наладить его ведение.

При кадровом учете, следует ориентироваться и на нормы трудового законодательства.

Издается немало инструкций по делопроизводству. Есть и документы, принимаемые местными органами.

Приступаем к работе – план действий

Чтобы вести кадровый учет грамотно, нужно начать с оформления первого лица – руководителя.

То, как впоследствии будет проводиться эта работа, зависит от количества сотрудников и специфики деятельности предприятия.

Итак, поехали – перечислим основные этапы кадрового делопроизводства с нуля:

  1. Подготовка информационной базы – специализированных справочников, программного обеспечения, нормативных актов.
  2. Ознакомление с учредительными документами предприятия.
  3. Составление перечня бумаг, которые будут в распоряжении кадрового работника.
  4. Оформление руководителя.
  5. Подготовка локальных нормативов, в том числе штатного расписания и трудового распорядка.
  6. Подготовка фирменного образца трудового договора.
  7. Разработка других учетных документов, в том числе бланков приказов, книг учета и так далее.
  8. Оформление сотрудника, которые будет отвечать за ведение трудовых книжек.
  9. Назначение работников на свои места.

Резюмируем: в законодательстве не установлен строгий перечень инструкций для кадрового делопроизводства с нуля.

Выше приведен примерный план, который начинается с подготовки информационной и документальной базы, оформления директора и остальных сотрудников.

Разберем каждый из этих пунктов подробнее.

Формирование нормативной базы

Чтобы предприятие функционировало в соответствии с трудовым законодательством, нужно ознакомиться со всеми предъявляемыми требованиями.

  • постановление Госкомитета статистики № 1 от 4 января 2001 года ;

Для сбора информации можно воспользоваться специализированными справочниками.

От кадрового работника ожидается, что он не только овладеет всеми действующими распоряжениями, но и будет в курсе всех вносимых в трудовое законодательство изменений.

Это потребует регулярного обращения к нормативным актам.

Важно: для осведомленности в изменениях трудового законодательства стоит оформить доступ к одной из информационных баз.

Другой момент – поиск и внедрение подходящего программного обеспечения.

Большой популярностью по состоянию на 2017 год пользуется 1С. Однако есть немало программ, которые уже обошли данную систему по своей функциональности.

Преимущество 1С – в любом городе достаточно специалистов, которые работают с этим программным обеспечением.

Этап второй – изучаем Устав

Продолжая пошаговую инструкцию, переходим к ознакомлению с учредительными документами.

В Уставе, который обязателен при , содержится следующая информация:

  • порядок назначения директора (в том числе срок действия с ним, размер заработной платы);
  • порядок оформления сотрудников на руководящие должности;
  • формирование штатного расписания.

Деятельность кадрового работника не должна противоречить предписаниям в учредительных документах.

Ему нужно отслеживать изменения, которые вносятся в Устав.

Какие документы должны быть под руками у кадровика

На следующем этапе нужно подготовить бланки, которые будут находиться в кадровом отделе и использоваться для оформления сотрудников.

Рассмотрим несколько наименований.

  1. Формы приказов. Следует разработать бланки на случай принятия на работу, перевода на другую должность и увольнения. Они будут храниться в течение 75 лет, так как эти данные используются для определения стажа. Вторая группа приказов – кадровые. Сюда включаются приказы касательно отпусков, командировок, премий, штрафов. Также готовится Книга регистрации, куда будут вноситься пометки обо всех оформленных приказах, и журнал учета командировок.
  2. . Следует делать в них отметки в трехдневный срок с принятия нового работника. Стоит заметить, что в 2017 году их оформление обязательно даже для индивидуальных предпринимателей, прошедших . Наряду с этими бланками заводится Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.
  3. Карточки по форме Т-2. В них собраны ключевые данные сотрудника. Они либо хранятся отдельно, либо подшиваются к личному делу.
  4. Форма трудового договора. Он будет заключаться с каждым новым сотрудником вне зависимости от того, на какой срок он устраивается. В некоторых ситуациях применим .
  5. Специальная оценка условий труда (СОУТ). Эти документы создаются для каждого рабочего места. Заменяют их в большинстве случаев с периодичностью в 5 лет.
  6. Штатное расписание.
  7. Локальные правила трудового распорядка.
  8. Документы, на основании которых назначается заработная плата.

Эти бланки относятся к обязательным для оформления в кадровом отделе.

При необходимости, могут быть изданы дополнительные нормативные акты и образцы, например, .

Важно: не обязательны по закону, но могут быть полезными должностные инструкции и коллективный договор.

После того как определен перечь бланков, которые будут находиться в кадровом отделе, пошаговые инструкции рекомендуют сформировать Положение о ведении кадрового делопроизводства.

Разработка стандартного трудового договора

Большая ошибка думать, что необязательно заключать трудовой договор с работниками, устроившимися на короткий срок.

На самом деле, документ подписывается со всеми сотрудниками.

Кадровое делопроизводство с нуля включает в себя подготовку фирменного образца.

В форму включают следующие пункты:

  • полное организации-работодателя, юридический и фактический адреса;
  • данные представителя работодателя – ФИО;
  • данные работника – ФИО;
  • должность, которую он будет занимать;
  • срок действия договора;
  • вид деятельности – основная работа либо совместительство;
  • должностные обязанности (либо перечень, либо ссылка на должностные пошаговые инструкции);
  • размер (изложить подробно все детали желательно прямо в договоре);
  • часы работы;
  • результаты СОУТ по данному месту;
  • данные работодателя и работника;
  • подписи.

Работодатель может внести в документ дополнительные пункты.

Оформление первой должности

Кого нужно оформить на работу первым? Нетрудно догадаться, что кадровое делопроизводство с нуля подразумевает назначение сначала директора.

Как выполнить эту задачу?

Многое зависит от организационно-правовой формы предприятия. Рассмотрим три типовые ситуации.

  1. Организация с учредителями. В таком случае именно они будут подписывать приказ о назначении директора.
  2. Индивидуальное предприятие (или организация с единственным учредителем). Тогда сам ИП (или учредитель) будет подписывать договор и за себя, и за работника.
  3. Директор назначается по результатам выборов. Тогда второй стороной трудового договора выступит председатель выборного органа.

Важно: вне зависимости от того, кто назначает директора, обязательными остаются две операции – подписание трудового договора и издание приказа о приеме на должность директора.

От кадрового работника требуется соблюдать хронологический порядок издания приказов.

Назначение директора будет первым, в нем следует проставить дату, когда он начнет выполнять свои обязанности.

В дальнейшем нужно следить, чтобы все приказы нумеровались в хронологическом порядке. Этот момент проверяется надзорными органами.

Оформление сотрудников на другие рабочие места

Согласно пошаговой инструкции, после директора нужно назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.

Они относятся к бланкам строгой отчетности, поэтому требуют бережного обращения.

Если руководитель еще никого не нанял на работу и ему приходится самостоятельно вести кадровое делопроизводство с нуля, он может взять эти обязанности на себя.

Для этого издается соответствующий приказ. Впоследствии ведение трудовых книжек можно перепоручить нанятому работнику. Делается это также в приказном порядке.

Важно: требование оформлять поручение вести трудовые книжки путем издания приказа установлено Постановлением Правительства.

Кадровое делопроизводство с нуля включает и еще один этап – прием сотрудников.

Для каждого нового работника готовится пакет бланков, в том числе:

  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • приказ о назначении на должность;
  • индивидуальная карточка Т-2;
  • и другие документы.

Также потребуется оформить трудовую книжку, проставить в ней необходимые отметки.

Бланки вместе с заявлением о приеме на работу и подсоединяются к личному делу.

Все необходимые бумаги передаются в бухгалтерский отдел для дальнейшего начисления заработной платы.

Подытожим вышесказанное. Пошаговые инструкции для старта кадрового делопроизводства имеют лишь общий вид.

Они включают в себя подбор нормативных актов, составление перечня кадровых документов, оформление директора и других сотрудников.

В 2017 году, как и ранее, со всеми работниками обязательно подписывать трудовой договор.

Лекция 1 кадровое делопроизводство для начинающих, трудовой договор

Кадровые документы с нуля для ООО — это определенный перечень документов, которые должны оформляться на предприятии с момента его создания. О том, каков этот список, какие бумаги в него входят и как его оформить, расскажем в нашей статье.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

  1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
  2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
  3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
  4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
  5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Для того чтобы верно начать оформление кадровой документации на предприятии, необходимо прежде всего ознакомиться с иной документацией, которая должна быть на предприятии. К ней относятся:

  1. Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
  2. Устав ООО.
  3. Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
  4. Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
  5. Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
  6. Положения о создании филиалов, подразделений.
  7. Перечень аффилированных лиц.
  8. Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.

Знакомство с основной документацией даст кадровику представление о конкретных документах, которые необходимо подготовить.

Виды кадровой документации

Кадровую документацию принято делить на две группы:

  1. Бумаги, основным назначением которых является регулирование условий труда на фирме, а также способов управления персоналом, например положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка.
  2. Документация, направленная на учет личного состава предприятия, например приказы о приеме на работу, предоставлении отпусков, направлении в командировку и т. д.

Еще одна классификация кадровых документов предполагает их разделение на следующие подгруппы:

  1. Документация, регламентирующая трудовую деятельность предприятия:
    • трудовой договор;
    • приложения к трудовому договору;
    • трудовая книжка;
    • личное дело сотрудника;
    • прочие документы.
  2. Документация, носящая распорядительный характер. К ней можно отнести приказы по личному составу и иные распоряжения. О том, как оформить эти документы, можно узнать из статьи «Приказы по личному составу - это какие приказы?»
  3. Внутренняя служебная переписка.
  4. Различная документация, относящаяся к учету и регистрации, например журнал регистрации приказов по личному составу. О правилах его оформления можно узнать из статьи «Как правильно вести журнал регистрации по личному составу» .
  5. Документация, содержащая информативно-расчетную информацию, например табель учета рабочего времени.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 1

Список документов, относящихся к первой группе (регламентация трудовой деятельности):

  1. Журнал учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Подробнее о нем можно узнать из статьи «Образец заполнения журнала учета трудовых книжек - скачать» .
  2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
  3. Положение о защите персональных данных (ст. 87, 88 ТК РФ).
  4. Приказы и листы ознакомления с локальными нормативными актами, инструкциями и пр.
  5. Различные журналы учета, например журнал учета трудовых договоров или движения трудовых книжек.
  6. Документация, относящаяся к специальной оценке рабочих мест.
  7. Документация, относящаяся к охране труда. Сюда входят различные инструкции, положения, сопутствующие акты и приказы.

Необходимые документы для кадрового учета: группа 2

Ко второй группе, отвечающей за учет личного состава ООО, относятся следующие документы:

  1. Трудовая книжка. О ее оформлении рассказывается в статье «Образец заполнения трудовой книжки в 2016 году» .
  2. Штатное расписание. О том, как его составить, можно узнать из статьи«Составляем штатное расписание для ООО в 2015 году (образец)» .
  3. Личные карточки на сотрудников по форме Т-2.
  4. График отпусков. О порядке их предоставления можно узнать из статьи «Порядок предоставления отпусков по Трудовому кодексу .
  5. Трудовые соглашения с приложениями к ним. О порядке заключения трудового договора рассказывается в статье .
  6. Распоряжения и приказы, а также документы, служащие их обоснованием, такие как докладные записки, акты и пр.

Оформляем документы с нуля

Для того чтобы правильно начать оформление кадровой документации на предприятии с нуля, необходимо выполнить следующие шаги:

  1. Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
  2. Изучить уставную документацию ООО.
  3. Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
  4. На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
  5. Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году ».
  6. Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ» .
  7. Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек» .
  8. Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу» .

Особенности кадрового учета для микропредприятия

Понятие и статус микропредприятия раскрываются в законе «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ.

В соответствии с указанным законом микропредприятие имеет следующие характерные признаки:

  1. Численность сотрудников — до 15 человек (ч. 2 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
  2. Доход, полученный от всех видов деятельности такого предприятия, не превышает 120 млн руб. (п. 1 ч. 1.1. ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).

ТК РФ дополнен гл. 48.1, которая содержит особенности регулирования труда субъектов малого предпринимательства, а также микропредприятий (закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей — субъектов малого предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Вступает она в законную силу 01.01.2017 .

Так, по условиям указанной главы, микропредприятия получат право отказаться от оформления следующих кадровых документов (ст. 309.2 закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ):

  1. Графика сменности.
  2. Положения об оплате труда.
  3. Правил внутреннего трудового распорядка.
  4. Положения о премировании.

При этом определенные условия, которые в иных организациях регулируются указанными локальными нормативно-правовыми актами, работодатель будет обязан внести в трудовой договор. С 01.01.2017 микропредприятия должны будут заключать трудовые договоры по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.

Список документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

Некоторая кадровая и учетная документация может стать обязательной в ООО при наличии определенных условий, например:

  1. Коллективный договор. Может стать обязательным при наличии волеизъявления о его заключении хотя бы одной из сторон трудовых отношений. Статья «Коллективный договор - обязателен или нет?» /kadry/trudovoj_dogovor/kollektivnyj_dogovor_obyazatelen_ili_net/ поможет разобраться в этом вопросе.
  2. Положение о порядке премирования. Оно становится обязательным в том случае, если никакие иные акты, а также трудовой договор не содержат условий о порядке начисления премий и дополнительных выплат.
  3. График сменности. Становится обязательным, если организация работает по сменам. Подробнее об этом можно узнать из статьи «Что такое сменный график работы по ТК РФ».(/kadry/rabochee_vremya/chto_znachit_smennyj_grafik_raboty_po_tk_rf/).
  4. Положение о хранении коммерческой тайны. Его необходимо применять в том случае, если в трудовом соглашении с работником прописываются условия, а также перечень указаний, которые входят в коммерческую тайну.
  5. Документация, относящаяся к иностранным работникам, а также к правилам их приема. При наличии таких работников должны обязательно присутствовать следующие документы:
    • уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25.07.2002 № 115-ФЗ);
    • трудовая книжка установленного образца (ч. 1 ст. 66 ТК РФ);
    • документы об образовании;
    • документы, подтверждающие законность нахождения такого лица на территории РФ;
    • документы, свидетельствующие о законности осуществления трудовой деятельности;
    • иные бумаги, необходимые в силу специфики деятельности предприятия.

Составление кадровых документов с нуля для ООО требует анализа учредительных документов, а также деятельности, которой организация собирается заниматься, и контингента работников, которых планируется нанимать. С 2017 года особую специфику приобретает кадровый учет на микропредприятиях.

Прежде чем дать определение понятию «кадровый учет» следует сказать, что оно тождественно таким понятиям как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации, кадровые услуги и другим аналогичным понятиям, которые Вы можете встретить. Но все это одно и то же.

Из всего многообразия интерпретаций мы придерживаемся понятия кадровый учет, которое вошло в название нашего Департамента и по нашему мнению более точно отражает суть работы кадрового специалиста.

Кадровый учет - это?

Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства. Мы предлагаем Вам именно такую помощь, имея построенную систему работы наших специалистов и технологии, специализируюсь конкретно в области кадрового учета.

Как организовать ведение кадрового учета?

Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:

  1. создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию или ИП;
  2. передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали, заключив с ним гражданско-правовой договор или вообще не оформляя с ним отношений;
  3. доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, хорошо работающему с документами;
  4. передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.

Вы думаете, мы будем Вас уговаривать выбрать только четвертый вариант и обратиться в наш Департамент? Нет. Мы предлагаем Вам рассмотреть основные плюсы и минусы каждого варианта, чтобы Вы могли самостоятельно сделать свой выбор.

Вариант 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.

Плюсы. Свои специалисты, работу которых можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе.

Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика, если Вы сами в этом не специализируетесь – приходится верить словам и трудовой книжке. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками. Дорого – аренда, налоги, программы, обучение и пр. А что делать, если ответственный кадровый специалист ушел в отпуск, а нужно срочно уволить какого-то работника?

Вариант 2. Передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали.

Плюсы. Посоветовали знакомые, которые уже проверили кадрового специалиста в деле, значит, ориентировочно, человек должен быть профессионалом. Можно договориться на удобные условия работы.

Минусы. Никакой ответственности такой специалист перед Вами не несет, в том числе и за все свои ошибки. Обещания знакомых не всегда сбываются, советы не всегда удобны Вам.

Вариант 3. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.

Плюсы. Такие специалисты подконтрольны именно Вам. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов, да и расходов на ведение кадрового учета меньше.

Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу.

Вариант 4. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.

Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минимизируются расходы. Компания несет ответственность по договору. Постоянная, непрерывная и профессиональная помощь по кадровым вопросам.

Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией.

Делайте свой выбор, а наши специалисты всегда будут рады Вашим обращениям по любым вопросам, связанным с кадровым учетом, и для заказа наших услуг!

Кадры любого предприятия являются его главной ценностью и ключевым ресурсом. Поэтому организация грамотного процесса кадрового учета - важная составляющая работы, которая требует компетентности и глубокого знания действующего законодательства РФ.

Правильно подобранные сотрудники отдела кадров станут гарантией сведения к нулю ошибок и защиты прав всего коллектива. Об особенностях ведения кадрового учета и основных ошибках работодателей - читайте далее.

Понятие кадрового учета

Кадровый учет - это комплекс процессов и мер, связанных с регламентированием трудовых отношений между работодателем и работником. Данный механизм обязательно присутствует в любой компании, независимо от ее штатной численности и организационно-правовой формы.

В обобщенном виде кадровый учет включает в себя следующие мероприятия:

  • формирование личных дел работников;
  • расчет и , и иных выплат;
  • составление , и учет рабочего времени;
  • оформление больничных листов, заявлений и справок по месту требования;
  • сдача периодической отчетности в налоговые органы;
  • составление и контроль за соблюдением ;
  • подготовка кадровых приказов;
  • ведение соответствующей документации по ;
  • работа по и оценке работников;
  • соблюдение правил нераспространения личных данных сотрудников компании.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ каждая организация должна иметь следующую документацию:

  • Штатное расписание.
  • Личные карточки работников.
  • Заключенные и дополнительные соглашения к ним.
  • График отпусков.
  • Положение о порядке защиты и обработки персональной (личной) информации работников.
  • Приказы и заявления сотрудников (о , предоставлении и другое).
  • Правила трудового распорядка (внутри организации).
  • Трудовые книжки всех работников.

Организация ведения кадрового учета

Наиболее распространенными способами ведения кадрового учета в организации являются:

Создание отдела кадров или прием на работу специалиста по кадрам (HR-менеджера)

Главным плюсом этого способа кадрового делопроизводства является возможность организации в соответствии со своими принципами и требованиями, так сотрудник находится непосредственно в компании.

Возложение обязанностей по ведению кадрового учета на секретаря или бухгалтера

В условиях кризиса и необходимости экономии часто встречается ситуация, когда один сотрудник совмещает обязанности секретаря, бухгалтера, кадрового специалиста и даже юриста. Такой работник, как правило, специализируется в какой-то одной области, и, соответственно, не совсем компетентен в остальных.

А это чревато возможными ошибками и ответственностью руководства компании, что приводит к лишним издержкам - временным и материальным.

Передача функций кадрового учета аутсорсинговой компании

Организационная работа, управление кадрами, их обучение и подбор находятся в ведении сторонней аутсорсинговой компании, являющей специалистом своего дела. На рынке функционирует множество профессиональных сотрудников и организаций, с которыми заключается договор по оказанию соответствующих услуг кадрового учета.

Каждый из приведенных выше вариантов имеет свои плюсы и минусы. Каким именно способом будет вестись кадровый учет и кто непосредственно будет им заниматься, решает руководство организации, учитывая численность персонала, ее оборот и внутреннюю политику.

Особенности ведения

Иногда работникам требуется получить копию табеля учета рабочего времени. В соответствии с ТК работодатель обязан выдать такой документ.Но в соответствии с законами о защите персональных данных полностью копия может быть выдана только с согласия всех записанных там работников. Поэтому выдается выписка из табеля, в которой приводятся только данные на заявителя

Основные ошибки, которые допускают работодатели и сотрудники кадрового учета

В процессе ведения кадрового учета могут быть допущены ошибки, которые приведут к и перед проверяющими органами. Типичными ошибками кадрового учета являются:

Ошибки при работе с личными делами

Личное дело каждого сотрудника формируется с момента его принятия на работу и до увольнения. Наиболее распространены следующие ошибки при ведении личных дел:

  • в личном деле нет обязательных документов;
  • нарушен порядок документов;
  • личные дела отсутствуют (не оформляются);
  • не проводится сверка в установленные сроки;
  • вместо личного листка учета кадров заполнена ;
  • в дело включены документы, которые не должны входить в его состав;
  • сотрудники кадровой службы не соблюдают порядок передачи личных дел сторонним лицам и организациям.

Правильное формирование личных дел персонала позволяет обеспечить лучшую сохранность документов и оперативный доступ к ним.

Ошибки при оформлении трудового договора

Ошибки, допускаемые работодателем при , зачастую приводят к серьезным последствиям в процессе разрешения трудовых споров. Типичными ошибками в данном случае являются:

  • трудовой договор заключается в одном экземпляре;
  • трудовой договор не зарегистрирован, отсутствует даты регистрации;
  • отсутствуют подписи на трудовых договорах;
  • не прописаны обязательные сведения и/или условия;
  • отсутствуют письменные трудовые договоры с работниками;
    один экземпляр трудового договора не получен лично работником, либо
  • отсутствует отметка о получении;
  • не определены сроки действия договора;
  • не обозначены условия приема на работу с при его наличии;
  • не указан конкретная величина заработной платы сотрудника, не установлены сроки выплаты и место получения зарплаты, режим работы и продолжительность отпуска.

Ошибки ведения трудовых книжек

Здесь основная масса ошибок связана с порядком заполнения трудовой книжки. Наиболее распространенные ошибки:

  • не оформлена расписка при получении трудовой книжки от сотрудника компании;
  • приказом не назначено лицо, несущее ответственность за ведение, учет, выдачу и хранение трудовых книжек;
  • раздел сведений о работнике не дополнен при получении сотрудником образования более высокого уровня;
  • нарушена порядковая нумерация записей;
  • содержатся не все записи о работе (в том числе о переводах);
  • отказ в оформлении трудовых книжек студентам, совмещающим работу и обучение;
  • при выдаче дубликата не делается пометка «дубликат»;
  • неправильно внесены исправления в разделе сведений о работе;
  • ненадлежащим образом ведется или отсутствует книга учета движения трудовых книжек и к ним;
  • не заполнен раздел сведений о работнике при оформлении вкладыша;
  • отсутствует подпись работника в разделе сведений о работнике;
  • в разделе сведений о работе не содержится полное наименование работодателя;
  • уволенному сотруднику почтой направляется трудовая книжка без письменного заявления работника о такой просьбе.

Трудовая книжка - основной документ любого работника, отражающий его трудовой стаж в течение всей профессиональной деятельности. Поэтому нужно свести к минимуму возникновение возможных ошибок и нарушений при оформлении и ведении данного документа.

Каждая из ошибок может крайне негативно сказать на руководстве организации и привести к серьезным последствиям . Поэтому функции кадрового учета рекомендуется возлагать на грамотных и компетентных специалистов, отлично разбирающихся в действующем законодательстве и требованиях проверяющих органов, или же довериться профессиональным аутсорсинговым компаниям.

Кадровый учет должен вестись на любом предприятии в независимости от формы собственности и количества сотрудников. На ведение кадрового делопроизводства не влияет количество персонала. Ко всем организациям предъявляются одинаковые требования, основанные в первую очередь на Трудовом Кодексе РФ. Поэтому компании, только прошедшие регистрацию, должны хорошо ориентироваться в трудовом праве и квалифицированно вести делопроизводство.

Для чего он нужен

Ни одно, даже самое высоко технологичное предприятие не может обойтись без работников. Следовательно, их передвижение необходимо контролировать . Организация квалифицированного контроля над штатным составом предприятия – одна из основных задач руководителя.

Кадровый учет – это набор процедур, организационных моментов, связанных с мониторингом любых действий персонала предприятия. Такое делопроизводство позволяет четко регламентировать любые взаимоотношения между нанимателем и трудящимися организации .

Любое передвижение трудящихся внутри организации должно быть задокументировано. Штатное делопроизводство обеспечивает правовую регистрацию трудовых взаимоотношений между организацией и ее работниками.

Российское законодательство обязывает вести контроль персонала на каждом предприятии. В зависимости от количества штатных сотрудников в организации может работать один кадровик или целый отдел. Также количество менеджеров по персоналу зависит от специфики работы компании. Предприятия с вредными, опасными условиями труда, требуют более громоздкого учета, следовательно, кадровиков в штате будет больше.

Если не вдавятся в мелкие нюансы, обобщенно кадровый учет решает следующие задачи:

Каждая организация имеет право наделять сотрудников отдела по работе с персоналом определенными полномочиями. Функциональные обязанности могут отличаться в зависимости от количественного состава и особенностей деятельности компании.

Пошаговая инструкция организации учета с нуля

При организации предприятия перед его ответственными сотрудниками стоит сложная задача – налаживание рабочего процесса, вместе с ним и всего необходимого документооборота .

Это во многом зависит от квалификации персонала. Следовательно, на должность лица, ответственного за кадровый учет, должен назначаться человек хорошо знакомый с российским трудовым законодательством, имеющий опыт подобной работы.

На первоначальном этапе, совместно с руководителем компании нужно определиться со списком необязательной, но необходимой для работы, документации.

Перед составлением плана действий по организации документооборота, менеджер по персоналу или другое ответственное за работу со штатными единицами лицо, должен изучить действующую на данный момент нормативную базу и учредительные документы предприятия. Вся кадровая документация оформляется в соответствии с ними.

Пошаговая инструкция формирования кадрового учета с нуля имеет следующие этапы:

  1. Прием на работу руководителя. Этот пункт первый, потому что все правила трудового распорядка, контракты, штатное расписание и прочие обязательные документы должны подписываться ответственным лицом, которым является директор или уполномоченный им орган.
  2. Затем необходимо сформировать правила внутреннего распорядка.
  3. На третьем этапе комплектуется штатное расписание.
  4. В соответствии с российским законодательством оформляются образец трудового контракта.
  5. Перед приемом на работу персонала необходимо разработать согласие работника на предоставление персональных данных, а также положение об их защите.
  6. Официальное оформление работников, путем заключения контрактов.
  7. Разработка приказов о материальной ответственности, положений об охране труда и прочей документация.

После принятия в штат всех сотрудников, отдел кадров начинает работать в обычном режиме. Основное правило – любое событие, связанное с рабочими взаимоотношениями оформляется первичной документацией.

Правила составления, оформления, подписания документов регламентируются внутренними инструкциями предприятия . За все делопроизводство, связанное с личным составом, несет ответственность менеджер по персоналу либо другой сотрудник, на которого возлагаются функции по ведению кадрового документооборота.

Необходимые документы

Для организации штатного контроля необходимо ведение документации по учету персонала. Это совокупность приказов, служебных записок и прочего, фиксирующих все рабочие взаимоотношения внутри компании между администрацией и трудящимися.

Правовой контроль личного состава обеспечивает юридическое оформление и закрепление трудовых взаимоотношений между работодателем и персоналом.

Законодательно не запрещено оформление на предприятии внутренних документов для удобства работы со штатом. Их объем и оформление зависит от специфики работы учреждения.

На законодательном уровне требуется обязательное ведение следующих нормативных актов:

  • правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют оформление всех трудовых отношений внутри организации: прием и увольнение, заключение трудовых договоров, решение споров. Опираясь на него, формируются должностные обязанности трудящихся, их рабочий график с четко указанным временем работы и перерыва. Наличие правил обязательно по КЗОТу;
  • штатное расписание. Устанавливает численность персонала, отражает структуру предприятия. В нем перечислены все имеющиеся должности и соответствующие оклады и надбавки. Из штатного расписания можно получить информацию об имеющихся вакансиях. Расписание вступает в силу после подписания руководителем или уполномоченным им органом;
  • трудовой договор. Данный документ четко определяет все трудовые взаимоотношения между нанимателем и штатными единицами. В нем четко прописываются должностные обязанности работника, права и обязанности сторон и общие положения. Содержание трудового контракта должно полностью соответствовать требованиям ТК РФ ст. 56;
  • личные карточки. Данный документ отражает всю информацию о сотруднике. Его можно еще назвать личным делом. Четких законодательных установок о правилах ведения личных дел нет. Главное, что в карточку должна вноситься вся информация о передвижении, отпуске, поощрениях трудящегося и тому подобное. Дело формируется за счет анкетных данных, фотографий и копий сопроводительных документов;
  • приказы, связанные с приемом, увольнением или переводом на другую работу, предоставлением отпуска;
  • график отпусков. Составляется с учетом пожелания сотрудников, мнения профсоюзной организации и прав, имеющихся у отдельных категорий трудящихся;
  • табель учета рабочего времени. Оформляется для контроля за фактически отработанным временем каждого сотрудника. Особенно он актуален для работников с гибким графиком;
  • трудовые книжки. В них фиксируется общий рабочий стаж человека. В соответствии со ст. 66 ТК РФ, она должна предъявляется трудящимся при преступлении на работу. Трудовые книжки хранятся и заполняются в соответствии с Инструкцией, утвержденной Министерством Труда РФ;
  • приказы по охране труда;
  • положение о защите персональных данных. Данное требование закона очень часто нарушается работодателем. Обязательное наличие положения определено в федеральном законодательстве и трудовом кодексе.

К ведению, заполнению и хранению всей кадровой документации необходимо походить ответственно.

За отсутствие обязательных документов или их неправильное ведение предусмотрена административная ответственность. Сумма штрафа для юридических лиц может достигнуть 50 тысяч рублей.

Восстановление кадрового учета

Не всегда получается вести кадровую документацию надлежащим образом. Причин этому несколько:

  • отсутствие квалифицированного сотрудника по контролю за персоналом;
  • в организации не была сформирована кадровая служба, а сотрудник, которому дали в «нагрузку» кадровое делопроизводство, физически не справился с возложенными обязанностями;
  • руководство компании не уделяло данному отделу должного внимания и тому подобные причины.

Если кадровый учет в запущенном состоянии его можно восстановить. Чем более долгий период не велась нормальная работа, тем тяжелее это будет сделать. Для начала, нужно найти опытного, ответственного работника, хорошо знающего российское трудовое законодательство.

Восстановление проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение имеющихся документов и сортировка их по подразделениям и хронологии. Анализ стоит начинать с уставной документации с момента открытия компании, затем следует проверить непосредственно кадровую документацию.
  2. Исследуется наличие обязательных для ведения учета документов.
  3. Проверка содержания имеющейся документации. Начинать следует с трудовых книжек. В них обязательно должна быть сделана запись о начале трудовых отношений.
  4. Проводится анализ соответствия содержимого штатного расписания, трудовых договоров и ведомостей по расчету заработной платы. Проводился ли расчет на основании табеля учета рабочего времени.
  5. Изучение правильного заполнения табелей. Есть ли все необходимые служебные записки на работы в праздничные или выходные дни, получено ли согласие от сотрудника, согласованы ли данные действия с профсоюзной организацией.
  6. Проверка графика отпусков и отражения его в табельном учете.
  7. Анализ штатного расписания. Любое изменение в профессиях, надбавках, вакансиях должно отражаться новым штатным расписанием.
  8. Приступаем к изучению наличия трудовых договоров, приказов и прочих документов.
  9. Составляем поэтапный план восстановления документов. Приступаем к восстановлению.

Работник, назначенный на такой сложный участок, должен после изучения состояния документации принять дела. На этом этапе он описывает, какие конкретно документы и в каком состоянии им приняты. Только после этого начинается восстановление.

Начинать следует с восстановления трудовых договоров . Бывает тяжело объяснить сотрудникам необходимость подписания контрактов, приказов «задним числом», еще тяжелее пригласить в компанию уже не работающего сотрудника для дооформления документов.

Хронология событий имеет важное значение в кадровом учете. Можно попробовать заключить трудовой контракт с текущей даты, и указать в нем фактическую дату приемки на работу. Но трудовая инспекция, такой документ не посчитает верно оформленным.

Поэтому во избежание наложения существенных штрафов оформление кадровой документации необходимо заниматься своевременно.

Нужен ли для малых организаций

На любом предприятии, даже имеющем в своем составе всего одного наемного сотрудника необходим контроль за персоналом. В независимости от формы налогообложения, вида деятельности или специфики производства должен присутствовать человек, отвечающий за полноту и правильность оформления учетной документации. Это требование российского трудового законодательства распространяется на индивидуальных предпринимателей (ИП) .

То есть, если в штате появляется наемный сотрудник, у индивидуального предпринимателя возникает необходимость в ведении кадрового учета. Если ИП, осуществляет свою деятельность самостоятельно, кадровый учет не нужен.

Руководитель вправе самостоятельно выбрать способ осуществления контроля:

  • собственными силами. Для этого нанимается специалист соответствующей квалификации;
  • привлечение сторонних организаций, предоставляющих услуги аутсорсинга;
  • использование платных интернет-сервисов.

За ненадлежащую регистрацию штатного состава ИП может понести как административную, так и уголовную ответственность .

Список обязательных для ведения документов одинаков как для индивидуального предпринимателя, так и для юридического лица.

Отличия появляются, когда ИП становиться работодателем впервые. Он обязан зарегистрироваться в территориальных органах:

Неисполнение данного требования влечет за собой серьезные штрафные санкции со стороны проверяющих органов.

Программы, помогающие вести кадровый учет

Если в штате всего один наемный работник, кадровый учет не представляет ничего сложного. Законодательство не ограничивает штатную численность трудящихся у индивидуального предпринимателя . Поэтому с расширением бизнеса понадобится автоматизация рабочего процесса.

Предприниматель вправе самостоятельно выбирать специальную программу. В последнее время наибольшее распространение получило программное обеспечение «1С: Зарплата и Кадры» . Оно помогает автоматизировать не только кадровое делопроизводство, но и облегчает ведение бухгалтерии.

Кроме данной программы предприниматель может воспользоваться следующими платформами для автоматизации работы с персоналом :

  • Корс-Кадры;
  • Кадры Плюс;
  • Отдел Кадров;
  • Сотрудники предприятия и прочие.

Программ разработано множество. Одни платные, но позволяют использовать смотровые версии для ознакомления, другие совершенно бесплатны, но имеют ряд ограничений. Существуют некоторые программы в «облаке», использование которых, требует ежемесячной оплаты.

Стоит учесть, что ни одна программа не снимает ответственности за правильное оформление и заполнение документов . Программное обеспечение позволяет упростить работу и предоставляет шаблоны большинства необходимых документов.

Кадровый учет имеет большое значение для функционирования любой организации. Он позволяет четко отследить хронологию любых рабочих событий, защитить права, как сотрудников, так и администрации компании. Кадровая служба – это лицо предприятия, по работе, которой судят о деятельности компании в целом.

В данном видео наглядная и подробная инструкция о том, как пошагово организовать кадровый учет в организации.