Споры вокруг понятий ИО и ВРИО и их использования в трудовых отношениях не утихают уже много лет. Одна из причин возникновения вопросов кроется в законодательном признании должности «исполняющий обязанности» для государственных служащих, ведь мы, регулярно читая документы, видим упоминание там должности чиновника как «исполняющего обязанности», например, министра или руководителя Управления ФНС России. При этом в трудовом законодательстве или классификаторе должностей таких ставок не предусмотрено. В вопросах правового статуса, назначение и, самое главное, оплаты разобралась Антонина Фролова.
Еще недавно специалисты Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты (выделенного из Минздравсоцразвития Указом Президента РФ от 21.05.2012 г. № 636) признавались, что, во-первых, не всем явлениям, возникающим в сфере трудовых отношений, даны четкие определения в ТК. И многие понятия из тех, что прописаны, зачастую вызывают неоднозначное толкование. А, во-вторых, имеется некоторая разрозненность норм, регулирующих одно и то же явление. Ну и, в-третьих, не все законодательные нормы ТК можно легко исполнить, так как не для всех прописан механизм реализации.
В полной мере эти слова о трудностях относятся и к нашему спору об ИО и ВРИО.
С одной стороны, согласно статье 57 ТК РФ существенным условием трудового договора является указание трудовой функции, то есть должности в соответствии со штатным расписанием, профессии или специальности с указанием квалификации. При этом, как мы понимаем, ни в одном штатном расписании или квалификационном справочнике наименование ИО найти не удастся.
Во всем Трудовом Кодексе упоминание об исполнении обязанностей временно отсутствующего сотрудника без освобождения от работы содержится только в статье 60.2 ТК, а статья 151 декларирует оплату такого труда.
При этом в жизни часто получается так, что должность есть, а специалист для нее по каким-либо причинам отсутствует. Заткнуть «кадровую дыру» можно с помощью своих же сотрудников или «варягов» со стороны. С точки зрения юристов, ВРИО - это форма временного возложения обязанностей другого работника, с отрывом или совмещением с исполнением собственных трудовых функций. При этом денежное вознаграждение гарантируется не всегда. После выхода специалиста трудоголик возвращается на свое прежнее место. А ИО – это форма работы, при которой сотрудник исполняет обязанности до назначения нового лица на вакантное место.
Вершки и корешки
Конституция РФ дает каждому гражданину право свободно распоряжаться своими способностями к труду и выбирать род деятельности и профессию (ст. 37, ч. 1). Запрет принудительного труда (ст. 37, ч. 2) гарантирует и статья 60.2 Трудового кодекса, согласно которой дополнительные обязанности можно возложить на сотрудника только с его письменного согласия, за редким списком исключений в виде чрезвычайных происшествий.
Итак, работник согласен на ВРИО. Какие документы надо оформить? Нужно ли делать дополнительное соглашение к трудовому договору?
Все зависит от того, каким образом будут выполняться трудовые функции отсутствующего работника. Если применяется полное освобождение от собственных обязанностей, то это временный перевод на другую должность (ст. 72.1 ТК). А если работник наряду со своими трудовыми функциями исполняет и «чужие», то здесь вариантов больше: или работа в течение установленной продолжительности рабочего дня – совмещение должностей и расширение зон обслуживания, увеличения объема работ, или работа в свободное от основной занятости время – совместительство, со всеми требованиями и гарантиями согласно статьям 282–288 ТК РФ, сюда же относится работа по договору подряда.
Для совместительства требуется заключить отдельный рабочий контракт, в котором нужно указать факт занятости по совместительству, время и оплату. По желанию сотрудника сведения об этом договоре можно внести в трудовую книжку.
А для совмещения, расширения и перевода необходимо сделать дополнительные соглашения к трудовым контрактам, содержащие описание новой работы, сроки и оплату.
Для определения размера доплаты до сих пор используется Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29 декабря 1965 года № 30/39 (ред. от 11.12.1986 г., с изм. от 11.03.2003 г.) «О порядке оплаты временного заместительства». Согласно пункту 1, замещающему работнику выплачивается разница между его фактическим окладом и окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Революционное решение было принято 11 марта 2003 года в КС РФ, когда Определением № КАС 03-25 было отменено ограничение в оплате труда специалистов, замещающих отсутствующего руководителя, так как оно противоречит ТК РФ.
Учитывая давность документа, советую пользоваться статьей 151 ТК, которая предлагает обеим сторонам самим договориться о размере доплаты.
Сотрудник или работодатель имеют право досрочно прекратить выполнение дополнительной работы, предупредив другую сторону в письменной форме не позднее, чем за три дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК).
На практике распоряжение о возложении обязанностей на время отсутствия специалиста включается в приказ, по которому и разрешается это отсутствие, как, например, отпуск или командировка, но, естественно, за исключением временной нетрудоспособности или по невыясненным причинам. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника. Обратите внимание, со специалистом, выполняющим обязанности отсутствующего материально ответственного лица, на время замещения необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.
Пример
О совмещении должностей
Приказываю:1. Поручить на срок с 01.04.2014 г. по 12.04.2014 г. бухгалтеру по ТМЦ Борисовой Н.И. в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительную работу по должности «бухгалтер по ОС» в порядке совмещения должностей.
2. В период совмещения должностей с 01.04.2014 г. По 12.04.2014 г. выплачивать Борисовой Н.И. ежемесячную надбавку (доплату) за совмещение должностей в размере 30%.
Основание: Соглашение № __ к ТД о совмещении должностей от 31.03.2014 г.
Генеральный директор Мельников Н.М.
У сотрудников кадровой службы иногда возникает вопрос – необходимо ли вносить в трудовую книжку работника сведения о том, что он принят на должность специалиста, находящегося в отпуске? Чиновники из Федеральной службы по труду и занятости в письме от 6 апреля 2010 года № 937-6-1 разъяснили, что срок трудового соглашения определяется при его заключении и указывается в контракте, а в трудовой книжке запись о сроке договора не производится. Обратите внимание, в случае если речь идет о руководителе, если исполнение этих обязанностей предусмотрено в должностной инструкции другого работника (например, заместителя), то заключать дополнительное соглашение так же не требуется.
Разные сроки
Сроки работы ВРИО устанавливаются работодателем с письменного согласия сотрудника (ч. 3 ст. 60.2 ТК). То есть дополнительная работа может выполняться до той поры, пока не исчезнет необходимость или самого трудоголика не «оттащат» родственники для сохранения его же здоровья.
Однако для ВРИО перевод имеет ограничение по сроку: до одного года – в общем случае, до выхода на работу замещаемого работника – в случае, если за последним на время отсутствия в соответствии с законом сохраняется место.
В последнем варианте возможны некоторые трения вплоть до судебных претензий. Поскольку период отсутствия нужного специалиста не должен нарушать нормальную деятельность организации, латается «кадровая дыра», а возвращение работника через несколько месяцев, а, возможно, и лет, создает кадровую проблему, разрешение которой требует не ума и сообразительности, а проявления мудрой дальновидности руководителя для бесперебойной и бесконфликтной работы.
Если с сотрудником был заключен срочный договор на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, то он прекращается с выходом этого специалиста (ст. 79 ТК). Причем, это может произойти как через три года, например, по окончании отпуска по уходу за ребенком, так и в любой день, когда коллега решит прервать свое отсутствие.
Шапка Мономаха
Все начальники, от маленьких до больших, – тоже люди, они уходят в отпуска, отправляются в командировки, болеют, а иногда даже рожают детей. На них так же, как и на других работников, распространяются гарантии и обязанности, заданные Трудовым кодексом.
Не следует забывать, что ответственности у руководителей больше, и нахождение его на отдыхе не является уважительной причиной для отмены административного штрафа, как это решили судьи в Уфе. Верховный суд Республики Башкортостан 4 апреля 2013 года по делу № 44а-115/13 отказал директору ООО в удовлетворении жалобы на постановление арбитров, указав на несостоятельность довода о том, что на момент поступления запроса должностного лица Государственной жилищной инспекции Республики Башкортостан директор Л. находился в отпуске.
Делегирование части обязанностей руководителя, в том числе и право подписи конкретных документов, должно быть оформлено доверенностью (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Отсутствие этой бумаги может быть причиной отказа принятия судебной жалобы. Например, ФАС Центрального округа 18 сентября 2013 года по делу № А14-16648/2012 постановил вернуть заявителю кассационную жалобу на решение Арбитражного суда Воронежской области от 6 февраля 2013 года и постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 31 мая 2013 года по делу № А14-16648/2012 в связи с отсутствием документа, подтверждающего полномочия лица, подписавшего кассационную жалобу, заверенного надлежащим образом.
Кто сталкивался с аудиторскими проверками, наверняка обратил внимание, что проверяющих интересует, чьи автографы стоят на документах организации в период отсутствия руководителя.
Эта проверка может уберечь компанию от финансовых потерь в судебных спорах о непризнании хозяйственных договоров, подписанных неуполномоченным на это лицом, например, заместителем руководителя, права которого не базируются на учредительном документе и которому не выдана доверенность; или руководителем обособленного подразделения (филиала, представительства) от имени юридического лица без необходимых разрешающих бумаг, закрепленных в положении о подразделении и доверенности, либо с превышением таких прав. Пример соответствующего приказа приведу ниже.
Пример
В связи с уходом в отпуск
Приказываю:1. Возложить временное исполнение обязанностей генерального директора на заместителя генерального директора Пуговкина М.С. С 28.04.2014 г. по 08.05.2014 г. без освобождения от выполнения основной работы.
2. Подготовить и выдать Пуговкину М.С. доверенность на право подписи финансовых документов, бухгалтерской и налоговой отчетности, на представительство в суде или налоговых органах.
3. Установить Пуговкину М.С. доплату за временное исполнение обязанностей генерального директора в размере 30000 руб. в месяц.
Основание: трудовой договор с Пуговкиным М.С., дополнительное соглашение к ТД.
Генеральный директор Красновский Е.С.
Некоторые юристы предлагают решать вопросы, связанные с назначением «исполняющего обязанности руководителя организации», на уровне учредительных документов во избежание неблагоприятных последствий неконтролируемого исполнения. Что касается подписи, любые контракты и приказы должны визироваться реальным лицом с указанием Ф.И.О., «родной» должности и основанием возникновения полномочий данного лица. Такой совет, увы, только совет, дается в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76) совместно с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Учтите, контрагенты, контролеры и просто работники в наше время юридически грамотны, и поэтому документы с палочками или крючочками, указывающие на то, что кто-то расписался за кого-то, перед подписью придется переделывать.
Необходимость временного исполнения обязанностей руководителя организации может возникнуть в разных ситуациях. Руководитель компании может уйти в отпуск, уехать в командировку, отсутствовать некоторое время по другим причинам. В таком случае необходим заместитель, исполняющий обязанности директора.
Заместителями, исполняющими такие обязанности, могут стать штатные работники (то есть постоянные сотрудники, которые трудятся по трудовому договору). Сотрудники, работающие временно (по срочному трудовому договору), тоже могут стать ВРИО или ИО директора. Как правило, исполняющими обязанности назначаются лица, работающие на должности заместителя руководителя, а при отсутствии таких должностей, обязанности руководителя могут возлагаться на других сотрудников.
Чаще всего ВРИО начальника (временно исполняющими обязанности) становятся постоянные штатные работники. Давайте разберемся, в каком порядке оформлять замещение генерального директора компании или иного руководителя.
ВРИО директора – в каком порядке оформлять?
От работника, назначаемого в качестве ВРИО, необходимо получить согласие на выполнение дополнительной работы (ст. 60.2 ТК РФ). Если работник согласен, необходимо заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору о том, что он теперь временно исполняющий обязанности директора. В соглашении также необходимо прописать срок замещения , содержание работы, объем исполняемых обязанностей.
Также в допсоглашении нужно указать размер доплаты , положенной ВРИО руководителя. Стоит отметить, что доплата устанавливается и в случае, если исполнение обязанностей отсутствующего начальника является частью трудовой функции работника согласно трудовому договору. Если в должностной инструкции работника предусмотрена обязанность по замещению руководителя, организация все равно обязана ему доплачивать, руководствуясь положениями ст. 151 ТК РФ.
Временно исполняющий обязанности директора – как оформить далее? Издать приказ о назначении ВРИО генерального директора. Унифицированной формы приказа нет, составить его можно в свободной форме. Если в уставе компании не предусмотрено, что работник, который исполняет обязанности генерального директора, представляет интересы организации без доверенности, ему необходимо выдать соответствующую доверенность.
Исполняющий обязанности – как писать в документах?
Часто возникает вопрос, как правильно зафиксировать в документах тот факт, что работник выполнял обязанности руководителя. Необходимо помнить, что в трудовую книжку запись об этом вносить не нужно. Также не нужно вносить ее в личную карточку работника.
Исполняющему обязанности генерального директора, как писать свою должность в документах? Необходимо ли указывать, что он ИО, ВРИО? При подписании документов нужно правильно называть должность подписанта, а указание о том, что он в данный момент исполняет обязанности начальника, не обязательно.
Как писать временно исполняющий обязанности сокращенно? Данный вариант сокращают обычно до четырех букв – ВРИО. Допускаются следующие варианты написания – вр.и.о., ВРИО, ВрИО и т.д., поэтому ответ на вопрос, как писать ВРИО правильно, прост – можно использовать любой понравившийся вариант, принципиального значения это не имеет.
То же касается и ответа на вопрос, как писать «исполняющий обязанности» сокращенно – в данном случае также допускается написание заглавными буквами (ИО), с точками (и.о). Использовать «исп. обяз.» не принято.
Таким образом, ответ на вопрос «как писать ВРИО в документах» будет таким – при подписании документов достаточно написать должность заместителя и (если требуется) подтвердить его полномочия указанием номера доверенности или приказа. При прочих упоминаниях выбирайте понравившийся вариант и придерживайтесь его. Целесообразно выбрать один вариант и только его использовать в дальнейшем.
ВРИО и ИО, в чем разница?
И ИО, и ВРИО на время заменяют руководителя. В чем принципиальное отличие между этими двумя понятиями или они идентичны? Давайте попробуем разобраться.
Чем отличается ВРИО от ИО? В целом, принято считать, что временно исполняющий обязанности сотрудник замещает руководителя в момент его физического отсутствия на работе. То есть начальник продолжает трудиться в организации, но в данный промежуток времени заболел, уехал в длительную командировку, проходит обучение и т.д.
Если же руководитель совсем покинул компанию, то корректно применять другую аббревиатуру – ИО. Она будет значить, что в данный момент позиция директора в компании вакантна, а освободившийся пост временно занимает компетентный сотрудник. Не все специалисты согласны с позицией указания ВРИО или ИО, обозначенной выше, однако она является наиболее распространенной.
Суд в ряде случаев может усмотреть необходимость в проверке регламентации отношений по передаче полномочий единоличного исполнительного органа общества. Пример. Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 11.07.2001 N КГ-А40/3573-01 суд кассационной инстанции указал нижестоящим судебным инстанциям на необходимость ознакомиться и исследовать устав общества, посчитав недостаточным наличие в материалах дела только приказа о назначении исполняющего обязанности. Согласно позиции суда устав необходим для того, чтобы сделать вывод о соблюдении законного порядка возложения обязанностей генерального директора. Решение собрания участников общества Общее собрание участников общества своим решением может возложить функции директора на другое лицо на период неожиданной (внезапной) болезни действующего директора.
Право подписи исполняющим обязанности
В трудовом же законодательстве нормы, регулирующие трудовые взаимоотношения с руководителями организаций, содержатся в гл. 43 ТК РФ. Вступление в должность Далее на практике вновь назначенный директор издает по обществу приказ, в котором указывает, что приступает к исполнению обязанностей директора общества. После этого директор общества на основании устава общества может без доверенности от имени общества вступать в различные взаимоотношения с третьими лицами.
В частности, в банковских учреждениях оформляется его право на распоряжение расчетным счетом общества. Приступив к работе, директор общества может выдать другим работникам доверенности на право осуществления тех или иных функций от имени общества, издавать приказы (распоряжения), совершать любые действия, необходимые при управлении обществом в соответствии с уставом.
Может ли и.о. директора принимать и увольнять сотрудников
Законодательством о труде урегулирован вопрос о правилах заключения и подписания «кадровых» договоров только при подписании их руководителем организации, а правила заключения и подписания кадровых документов иными лицами, которым предоставлено такое право руководителем организации, трудовым законодательством не определены. Полагаем, что в данном случае применяются нормы гражданского законодательства, в частности гл. 10 ГК, предусматривающей в такой ситуации выдачу доверенности на заключение и подписание договоров. На основании п. 5 ст. 186 ГК доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, скрепленной печатью этой организации.
Заметим, что руководитель юридического лица в пределах своей компетенции действует от его имени без доверенности.
И. о., или как правильно заменить работника
Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами. Исходя из практики, работодатель представлен руководителем организации.
Исполняющий обязанности директора: правила игры
Данное действие регулируется статьей 74 ТК РФ и может быть произведено путем временного перевода на другую должность или без отрыва от основной деятельности, а также оформлением срочных трудовых отношений с лицом со стороны. В зависимости от конкретной ситуации замещение оформляется документально. Вам понадобится
- -письменное согласие сотрудника
- -приказ
- -заявление (при приеме постороннего лица)
- -срочный договор
- -приказ
Инструкция 1 При переводе сотрудника на другую должность для исполнения обязанностей, необходимо получить его письменное согласие.
Согласие не требуется, если замещение вызвано особыми причинами и производственной необходимостью, но только в тех случаях, если должность оплачивается одинаково с предыдущей и условия труда не стали хуже.
Оформление реквизита «подпись» в отсутствие должностного лица
Инфо
Исполняющий обязанности: понятие, юридическое оформление Как правило, временное заместительство руководителя на практике обозначают единым понятием — «исполнение обязанностей» и соответствующей аббревиатурой — «и.о.». Исторически данное понятие появилось в 1965 г. в связи с принятием разъяснений Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства» (далее — разъяснения). В настоящее время действующее трудовое и хозяйственное законодательство не содержит как определения «исполняющий обязанности», так и четкой регламентации исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя.
Само понятие «исполняющий обязанности» (наравне с такими, как, например, «декретный отпуск» и «административный отпуск») является наследием советского законодательства.
Права и обязанности исполняющего обязанности директора
Внимание
Составьте доверенность на право подписи за генерального директора. Укажите срок действия документа. Впишите перечень документации, которую вправе подписывать специалист, исполняющий обязанности руководителя организации. Необходимо учитывать, при подписании документов, имеющих юридический, правовой, трудовой характер, сотрудник должен указывать свою должность в соответствии со штатным расписанием, свою фамилию, имя, отчество, ставить личную подпись.
Ни в коем случае не нужно писать «исполняющий обязанности директора», так как в кадровых документах таковой должности не имеется. Исполняющий обязанности назначается в случаях, когда основной сотрудник отсутствует по уважительным причинам.
Приведенные рекомендации носят общий характер, поскольку каждое общество с ограниченной ответственностью индивидуально и необходимо учитывать имеющиеся внутренние локальные нормативные акты общества (штатное расписание, наличие либо отсутствие положения о директоре). Исходя из всего вышесказанного, необходимо помнить, что статус «исполняющего обязанности директора» всегда рассматривается в двух плоскостях: — непосредственно во взаимоотношениях с работниками внутри общества; — в представлении интересов самого общества при взаимодействии с третьими лицами. Знание случаев, когда от имени общества может выступать исполняющий обязанности, на практике позволит юристам при проведении экспертизы договоров, поступивших от контрагента и подписанных «исполняющим обязанности директора», избежать возможного признания их недействительными по причине подписания неуполномоченным лицом.
То есть срок для исполняющего обязанности должен быть установлен в локальных нормативных актах вашей организации, например в Уставе организации. Возможны следующие варианты передачи полномочий руководителя: 1-й вариант — возложение обязанностей руководителя (например, начальника отдела) на штатного заместителя или иного работника организации (п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 32 (далее — Общие положения ЕКСД), абзац седьмой части первой ст. 1 Трудового кодекса РБ (далее — ТК)). Такое решение принимает ваш директор на основании Устава, иного локального нормативного правового акта или по собственному усмотрению в рамках имеющихся у него полномочий.
Права и обязанности исполняющего обязанности директора школы
Например, при определении полномочий лица, подписавшего договор как исполняющего обязанности директора от имени общества, находящегося на стадии банкротства (в период процедуры наблюдения), необходимо потребовать предоставления копии определения арбитражного суда о назначении исполняющего обязанности. Итак, мы рассмотрели вариант возложения полномочий руководителя (директора) на другое лицо на примере общества с ограниченной ответственностью. Однако правильный выбор порядка и способов такой передачи полномочий зависит от организационно-правовой формы юридического лица, а также от условий и причин передачи полномочий руководителя.
Р.Хузин Юрист г.
Обязательно ли документально оформлять исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника другим работником? Нужно ли заключать с работником договор о полной материальной ответственности при замещении материально ответственного лица? Обязательно ли прописывать в учредительных документах организации порядок замещения генерального директора?
В любой организации время от времени возникает ситуация, при которой необходимо временно подменить отсутствующего работника. Все мы люди: и руководители, и подчиненные периодически болеют, уезжают в отпуска и командировки. Работа, однако, должна идти своим чередом. В этой статье мы рассмотрим, каким образом можно оформить временное исполнение обязанностей отсутствующего работника другим сотрудником.
Что такое исполнение обязанностей?
Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью*.
Внимание!
Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается (п. 2 Разъяснения).
Нормативные акты на эту тему были разработаны достаточно давно и более современных актов на данный момент времени нет, что допускает различные подходы к оформлению рассматриваемой ситуации на практике.
Чтобы заменить временно отсутствующего работника, можно:
- заключить срочный трудовой договор с новым сотрудником;
- привлечь своего работника на условиях внутреннего совместительства;
- временно перевести другого работника на эту работу;
- поручить другому работнику выполнение дополнительных обязанностей без освобождения от работы, определенной трудовым договором.
Представляется, что понятие «исполняющий обязанности» будет применимо только к двум последним из указанных вариантов разрешения проблемы.
Казалось бы, если сотрудник отсутствует временно, зачем документально оформлять временное выполнение его обязанностей другим работником? Однако в кадровой работе мелочей не бывает, и неоформленное замещение или перевод могут впоследствии привести к большим неприятностям, особенно когда дело касается передачи полномочий руководителя организации или материально ответственного лица.
Оформляем замещение отсутствующего работника
Согласно статье 72Трудового кодекса, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя для замещения временно отсутствующего сотрудника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, – до выхода этого сотрудника на работу.
Для того чтобы осуществить подобный перевод, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору работника и приказ о переводе работника на другую должность (форма № Т-5).
Следует отметить, что в трудовую книжку запись о временном переводе на другую работу не вносится. Однако эти сведения следует отразить в личной карточке работника (форма № Т-2). Оплата труда временно переведенного работника производится на основании соглашения, заключенного между ним и работодателем.
Иногда целесообразнее бывает делегировать работнику полномочия временно отсутствующего сотрудника без освобождения от основной работы (ст. 60ТК РФ). При этом срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу, ее содержание и объем устанавливаются работодателем с письменного согласия работника.
Это уместно, в частности, когда период отсутствия работника непродолжителен или когда круг должностных обязанностей сотрудника не слишком велик (например, в случае непродолжительной болезни системного администратора его может подменить инженер-программист).
Следует обратить внимание, что дополнительная работа может быть поручена работнику только с его письменного согласия, такая работа может выполняться им только в течение установленной продолжительности рабочего дня и за дополнительную плату. Размер доплаты при этом устанавливается по соглашению работника и работодателя с учетом содержания и объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).
ДОКУМЕНТЫ В ТЕМУ
Документ | Поможет вам |
| Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата) | Правильно оформить исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника |
| Разъяснение Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам и Секретариата ВЦСПС № 30/39 от 29 декабря 1965 г. «О порядке оплаты временного заместительства» (далее – Разъяснение) | Уточнить понятие временного заместительства отсутствующего сотрудника |
| Постановление Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» (далее – Постановление Минтруда № 85) | Составить договор с лицом, замещающим материально ответственное лицо |
Исполнение обязанностей материально ответственного лица
Когда отсутствующий работник – материально ответственное лицо, следует особенно внимательно подойти к оформлению процедуры передачи полномочий. С сотрудником, исполняющим обязанности материально ответственного лица, необходимо заключить договор о полной материальной ответственности** (иначе замещающий работник не будет нести полную материальную ответственность за вверенные ему ценности). Такой договор будет действителен только на время замещения основного сотрудника.
До заключения договора о полной материальной ответственности следует провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, результаты которой оформляются актом***, по которому имущество будет передано временно исполняющему обязанности работнику.
Необходимо помнить, что договоры о полной материальной ответственности допустимо заключать только с работниками (это, например, кассиры, кладовщики, экспедиторы), непосредственно обслуживающими или использующими материальные ценности (ст. 244 ТК РФ)****.
Исполнение обязанностей руководителя организации
Особое внимание следует уделить юридически грамотному оформлению документов, на основании которых передаются полномочия руководителя. Иначе все юридически значимые действия, принятые исполняющим обязанности руководителя работником, могут быть оспорены заинтересованными лицами.
Если процедура временного замещения руководителя прописана в учредительных документах организации, то издавать специальный приказ по поводу отсутствия руководителя не требуется. В этом случае заместитель приступит к своим временным обязанностям с первого дня отсутствия руководителя организации и прекратит их выполнение с его выходом на работу.
Предположим, что ни эта, ни какая-либо другая процедура передачи полномочий руководителя в учредительных документах не предусмотрена. В таком случае порядок временной передачи прав и обязанностей руководителя может быть прописан в трудовом договоре генерального директора или дополнительном соглашении к нему.
Если должность заместителя генерального директора в организации не предусмотрена, приказом руководителя компании определенный сотрудник может быть назначен временно исполняющим его обязанности (образец приказа).
В мотивировочной части приказа следует указать причину отсутствия руководителя и размер доплаты.
*** Акты инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
**** Перечень работ и должностей работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности, установлен
Временное исполнение обязанностей руководителя фирмы требуется в случаях, когда он по каким-то причинам отсутствует (болеет, находится в командировке, отпуске и т. п.). Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности генеральный директор возлагает на другого сотрудника. В этом случае он должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя фирмы на этого сотрудника.
Порядок временного замещения руководителя рекомендуется прописать в УСТАВЕ фирмы и в трудовых договорах с генеральным директором, его заместителем. Если в уставе подробно прописана вся процедура, то издания отдельного приказа не требуется.
Нужно ли заключать с сотрудником, который не является штатным заместителем генерального директора, дополнительное соглашение к трудовому договору о временном исполнении его обязанностей?
Все будет зависеть от того, как именно оформлено временное исполнение обязанностей. Если при этом сотрудник не освобождается от своей основной работы, то исполнение обязанностей можно поручить ему с его письменного согласия (ст. 60.2 ТК РФ). При этом рекомендуется заключить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать все обязанности по замещаемой должности, установить срок замещения, определить размер доплаты. Но есть и другой вариант оформления таких отношений - через временный перевод на другую работу для замещения временно отсутствующего сотрудника (ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае также нужно оформить с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, поскольку такой перевод происходит по соглашению сторон. В качестве срока перевода в соглашении укажите: лДо выхода генерального директора на работу» (ст. 72.2 ТК РФ) Запись в трудовую книжку ни в том, ни в другом случае делать не нужно.
Исполняющий обязанности генерального директора должен подписывать документы от своего имени, поскольку ему официально делегированы эти полномочия. Часто встречается ситуация, когда в стандартный бланк (например, в унифицированные формы по учету труда и его оплаты) вписана должность и фамилия генерального директора, а исполняющий обязанности перед наименованием должности от руки пишет ли. о.» и ставит свою подпись. Получается, что подпись и расшифровка подписи не совпадают. В то же время в реквизит лподпись» должны входить наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Такие требования предусмотрены пунктом 3.22 ГОСТ Р 6-30/2003. Учтите, что такой должности, как лисполняющий обязанности», не существует. Поэтому исполняющий обязанности должен указывать в документах ту должность, которую он занимает по штатному расписанию фирмы.
При подготовке документов на подпись исполняющему обязанности генерального директора не забывайте изменять в бланках наименование должности и расшифровку подписи. Несовпадение должности, подписи и расшифровки сделает документ юридически недействительным.
В каких случаях нужна доверенность
Если ни устав, ни трудовой договор с руководителем не предусматривают возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить гражданско-правовую доверенность с указанием переданных доверенному лицу полномочий.
Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ст. 185 ГК РФ). Доверенность - понятие гражданского, а не трудового права. Она призвана регулировать именно внешние отношения фирмы.
Доверенность от имени фирмы выдается за подписью ее руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати фирмы. Она выдается на срок не более трех лет, а если срок не указан, действует лишь в течение одного года с момента выдачи.
Лицо, выдавшее доверенность, может в любое время ее отменить. А лицо, которому выдана доверенность, вправе отказаться от нее в любое время (ч. 1 ст. 188 ТК РФ).
В каком случае действия, совершенные исполняющим обязанности генерального директора в его отсутствие, могут быть признаны незаконными?
Это может произойти, если полномочия генерального директора были переданы устно, без оформления соответствующего приказа, а также если полномочия по заключению договоров с контрагентами переданы без доверенности. Скорее всего арбитражный суд решит, что гражданско-правовые сделки, оформленные в этот период, были заключены ненадлежащим лицом, и признает их недействительными. И хотя арбитражная практика признает законными сделки, даже если полномочия руководителя фирмы были переданы другому лицу только приказом, без оформления доверенности (постановление Президиума Высшего арбитражного суда РФ от 24 марта 1998 г. № 6813/97), наличие доверенности избавит вас от небходимости доказывать правомочность издания приказа. Передача полномочий генерального директора приказом не должна противоречить уставу фирмы (в нем может быть закреплено, например, что полномочия генерального директора передаются только по доверенности).
Как оплачивать временное исполнение обязанностей
Дополнительныe трудозатраты требуют дополнительной оплаты труда. Статья 151 Трудового кодекса РФ говорит о том, что за исполнение обязанностей временно отсутствующего сотрудника положены доплаты. Размер этих доплат устанавливается соглашением сторон трудового договора.
В разъяснении Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29 декабря 1965 г. № 820/39 лО порядке оплаты временного заместительства» (оно действует в части, не противоречащей Трудовому кодекса РФ) сказано следующее. Временно исполняющему обязанности выплачивается разница между его фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом замещаемого работника (без персональной надбавки). Таким образом, доплата может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает.
Нужно ли доплачивать за исполнение обязанностей генерального директора его заместителю, если замещение директора - прямая обязанность этого сотрудника по трудовому договору?
Нужно. До недавнего времени действовали абзацы 3 и 4 пункта 1
разъяснения лО порядке оплаты временного заместительства», которые
предусматривали, что разница в окладах не выплачивается штатному
заместителю или помощнику отсутствующего работника (в данном случае
генерального директора), а также главному инженеру, который замещает
отсутствующего руководителя. Однако Верховный суд РФ определением от И
марта 2003 г. № КАС 03-25 отменил этот пункт как ущемляющий права
сотрудников и противоречащий статье 151 Трудового кодекса РФ. Таким
образом, любому сотруднику, в том числе и штатному заместителю
генерального директора, нужно доплачивать за временное исполнение
обязанностей руководителя.
Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)
| Наименование программы | Описание программы | Объём программы
| Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;
| 26 Мб | | Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.
| 2,7 Мб | |
