Виды контроля проектной деятельности

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любой проект-менеджер должен своевременно фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они причинят вред проекту. Различают три вида контроля: предшествующий, текущий и заключительный.

Предшествующий контроль осуществляют к фактическому началу работ по реализации проекта; он направлен на соблюдение определенных правил и процедур. Такой контроль, как правило, касается ресурсного обеспечения работ (трудовыми, материальными и финансовыми ресурсами).

Текущий контроль осуществляют непосредственно во время реализации проекта. Цель этого контроля - оперативно регулировать процесс реализации проекта. Текущий контроль базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными и ресурсными характеристиками. Различают текущий контроль времени (достижение промежуточных целей и выполнение объемов работ), бюджета (уровня затрат финансовых средств), ресурсов (их фактических затрат) и качества (работ).

Заключительный контроль осуществляют на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта вообще. На основе этого контроля обобщают приобретенный опыт для дальнейшей разработки и реализации проектов-аналогов, а также совершенствуют процедуры управления.

Составление отчетов о состоянии реализации проекта . Указанные отчеты требуют первичной информации. Для их эффективности в процессе контроля представление информации может базироваться на специально разработанных принципах. Независимо от применяемой формы представления отчетных данных для достижения эффективности функций контроля отчеты должны содержать такие позиции:

• сметную стоимость (суммарную, на определенную дату или за конкретный период) для сравнения фактических и прогнозируемых результатов;
• фактические результаты, которые характеризуют процесс выполнения заданных объемов работ на определенную дату или за конкретный период;
• прогнозируемые результаты, которые базируются на селективности имеющейся информации и характеризуют ожидаемое состояние проекта и его составляющих на последующий период;
• отклонения, которые свидетельствуют о том, в какой мере фактические и прогнозируемые результаты отличаются от запланированных и расчетных показателей;
• причины, то есть ожидаемые и непредвиденные обстоятельства, которые определяютфактический и прогнозируемый процесс реализации проекта, в частности егоотдельных операций, и объясняют важные отклонения от плановых показателей.

Оценка состояния работ и прогнозирования изменений проекта . Для того чтобы получить обобщенный показатель реализации проекта, разрабатывают систему показателей, на основе которых сравнивают выполнение работ по времени и стоимости. Для оценки показателя состояния реализации проекта необходимо определить объемы выполненной работы. По предположению, что коллектив, который выполняет работу, остается неизменным и его производительность работы постоянна, объем фактически выполненной работы будет пропорционален времени, на протяжении которого эта работа была выполнена к определенному моменту. В этом случае работа может характеризоваться не объемами, а соотношением плановых и реальных моментов ее начала и завершения.

Прогнозирование деятельности и выявление тенденций . С целью обеспечения эффективности управления проектом и возможности предотвращения сбоев в отчетах должны отражаться не только минувшие события, а и ситуации, которые могут состояться. Для этого используют специальные средства прогнозирования и определения имеющихся тенденций. Для контроля выполнения сетевых графиков, календарных планов и затрат ресурсов применяют разные модели, методы и средства. В случае графического изображения (в виде календарных планов и сетевых моделей) осуществлению функций контроля оказывает содействие именно логическая последовательность этих инструментов, которая обеспечивает определение влияния изменений в одной работе на реализацию проекта вообще. Разработка систем контроля своевременности поставок, а также других систем базируется на таких же принципах. При этом следует полностью исключить возможность такой ситуации, когда оборудование, сроки монтажа которого уже наступили, еще не заказано. Во всех приведенных случаях информация должна передаваться своевременно.

Регулирование процесса реализации проекта . Основными задачами регулирования процесса реализации проекта является контроль за фактическим выполнением работ, выявление и анализ имеющихся отклонений от плановых задач, корректирование и внесение в проект соответствующих изменений с помощью организационно-технологических, экономических и технических решений, которые обеспечивают своевременное и эффективное достижение заданной цели проекта. Процесс регулирования состоит в повторении с определенной периодичностью (сутки, неделя, декада, месяц) таких процедур: сбор и анализ оперативной информации о фактическом состоянии реализации проекта; обсуждение и принятие решений о дальнейшей реализации комплекса работ (корректирование оперативных планов); восстановление сетевых моделей (перерасчет) и актуализация календарных планов; доведение изменений до ответственных исполнителей и руководителей соответствующих уровней.

ВЫВОДЫ

Все основные элементы проекта должны контролироваться руководством, которое должно определить процедуру и установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ.

Основные принципы построения эффективной системы контроля включают: наличие четких планов; наличие ясной системы отчетности; наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций; наличие эффективной системы реагирования.

Завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направленные на преодоление отклонений в ходе работ проекта. Эти действия могут быть направлены на исправление выявленных недостатков и преодоление негативных тенденций в рамках проекта. В ряде случаев может потребоваться пересмотр плана.

Принятый в ООО «СТИЛЛЕР» подход к контролю качества проектов основан на принципах Шухарта-Деминга, что позволяет, во-первых, сделать этот контроль непрерывным и постоянным, во-вторых, автоматически корректирует сам процесс проектирования по параметру минимизации допускаемых ошибок. Что, в свою очередь, повышает качество выполняемых проектных работ. В целях реализации этого подхода в ООО «СТИЛЛЕР» разработаны и регламентированы специальные процедуры верификации, утверждены формы документов для статистического анализа и формы для передачи исходных данных между группами на различных этапах проектирования.

В основу положен общепринятый процессный подход, созданы каналы обратной связи для статистического анализа и оценки ошибок при проектировании. Выводы по результатам анализа являются исходными данными для корректировки или изменения форм. На предприятии приняты и регламентируются следующие группы форм документов:

1. Группа исходных данных для проектирования, которая включает в себя:

1.1. форму Технического задания на проектирование,

1.2. регламент заполнения Технического задания,

1.3. регламент проверки ТЗ,

1.4. регламент согласования изменений в ТЗ,

1.5. статистическая форма корректировок в ТЗ.

2. Группа, регламентирующая организационную структуру проекта:

2.1. приказы о назначении ответственных лиц за этапы или разделы проекта,

2.2. должностные инструкции ответственных лиц,

2.3. регламент взаимодействия между подразделениями или проектными группами,

2.4. регламент изменения процедуры взаимодействия.

3. Группа нормативных документов и стандартов, в которую включены процедура актуализации и формы запросов.

4. Группа верификации проекта, которая включает:

4.1. формы актов проверки проектных решений, расчетов,

4.2. регламент выполнения проверок,

4.3. процедуру изменения регламентов и форм,

4.4. формы отчетов статистической обработки результатов проверки.

5. Регламенты, должностные инструкции, в которых описаны полномочия ответственных лиц и процедура выпуска проекта.

6. Группа документов, регламентирующая процедуру:

6.1. создания копий,

6.2. архивных копий,

6.3. замены документов,

6.4. хранения и передачи архивных данных.

Применяемый в ООО «СТИЛЛЕР» подход отражен в прилагаемой блок-схеме организации управления и контролем качества проектирования.

В случае, если требуется разработка Технического задания на проектирование, на первом этапе выполняется сбор исходных данных. Затем они оформляются по утвержденной форме и направляются Заказчику на согласование. При необходимости, в процессе обсуждения ТЗ, в него вносятся корректировки, информация о которых также архивируется. Если Техническое задание на проектирование предоставляются Заказчиком, то выполняется его проверка.

На втором этапе (по требованию Заказчика) разрабатываются эскизные проектные решения, выполняются предварительные инженерные расчеты, оценивается бюджет проекта. После согласования и утверждением Заказчиком эскизных проектных решений формируются задания для проектных групп. Координация работы проектных групп входит в функциональные обязанности Главного инженера проекта. Процесс передачи информации по разделам и этапам проекта выполняется по описанным и утвержденным формальным процедурам. Проверка результатов выполнения разделов проекта (третий этап ) являются обязанностью руководителей групп. В полномочия главного инженера проекта входит контроль за выполнением процедур верификации.

На третьем этапе проектирования проверяется соответствие по следующим параметрам:

1. проверка выполненных инженерных расчетов (ответственное лицо – руководитель группы, руководитель отдела проектирования, генеральный директор),

2. проверка на соответствие актуальным нормативным документам (нормоконтролер),

3. проверка проекта на соответствие ТЗ (ГИП),

В случае необходимости принимается решение о корректировке либо проектных решений, либо Технического задания на проектирование.

После подтверждения технических проектных решений на четвертом этапе проводится проверка Проекта на соответствие бюджетным требованиям, если это требуется по условиям договора. В случае необходимости в проект вносятся изменения. Координация процесса корректировки выполняется по утвержденной процедуре и находится в компетенции главного инженера проекта.

Только после согласования Проекта на всех предыдущих этапах может быть запущена процедура утверждения Проекта и он отправляется на печать. Эта, на первый взгляд, формальная процедура, на самом деле, является дополнительным пятым этапом верификации Проекта. При этом обязательно соблюдается регламент, при котором в работе находится только актуальная версия Проекта, что исключает возможность использования устаревших версий. Обязанность контролировать дальнейшую работу с утвержденной версией Проекта возлагается на архивариуса.

Дополнительным преимуществом такого подхода является то, что всегда имеется возможность отследить хронологию и обоснованность принятых решений и изменений Проекта как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя. Описанная выше система контроля качества позволяет ООО «СТИЛЛЕР» не только выпускать проектную документацию в полном соответствии с принятыми в РФ нормативными требованиями, но и постоянно улучшать качество проектов.

Наши клиенты

Для заказа готового проекта или индивидуального проектирования Вашего здания достаточно оставить запрос с Вашими контактными данными.

Проектная документация подлежит контролю и оценке качества с целью определения соответствия принятых технологий, оборудования, строительных решений, организации производства и труда новейших достижений отечественной и зарубежной науки и техники и прогрессивным удельным показателям.

При оценке качества проектной продукции можно выделить четыре уровня контроля
1-й уровень. Проектная организация при разработке проектной продукции осуществляет самоконтроль (нормоконтроль). Каждый лист проекта содержит подписи исполнителя, руководителя группы, главного специалиста, руководителя отдела, ГИП (ГАП). Все подписи на листе фиксируют соответствие СНиП и другим нормативным документам, соблюдение качества проектного решения. После окончания разработки проекта проектная организация подготавливает и передает заказчику одновременно с проектной документацией проект акта оценки качества этой документации. При необходимости к проекту акта могут прилагаться расчеты экономического эффекта от принятых проектных решений.

2-й уровень. Государственный экспертный орган, после приемки от заказчиков проектной документации, проводит экспертизу проектов строительства и по ее результатам составляет заключение. В заключении даются рекомендации об утверждении или отклонении проекта.

3-й уровень. Заказчик с учетом заключения экспертизы рассматривает материалы, обосновывающие оценку качества проектной документации, утверждает акт оценки ее качества и возвращает его проектной организации.

4-й уровень. Строительная организация, получившая от заказчика проект строительства, осуществляет входной контроль его качества. При входном контроле должны проводиться проверка комплектности проектной документации и достаточности содержащейся в ней технической информации для производства работ.

Оценка уровня качества проектной документации представляет собой совокупность операций, включающих: выбор номенклатуры качества; определение значений этих показателей; сравнение их с базовыми значениями соответствующих показателей.

Уровень качества разработанной проектной документации целесообразно характеризовать системой показателей. Сравнивая их значения со значениями базовых показателей, можно сделать вывод: качество оценивающего проекта выше или ниже, или на уровне базового проекта.

Проектные организации при проектировании предприятий, зданий и сооружений должны обеспечивать высокий технико-экономический уровень и эксплуатационную надежность объектов, высокую эффективность капитальных вложений, рациональное использование материальных, топливно-энергетических и трудовых ресурсов, безусловное соблюдение строительных норм и правил. На действующих предприятиях разработана комплексная система управления качеством проектирования (КСУКП), основанная на стандартах предприятия.

Система контроля качества должна быть основана на сочетании самоконтроля исполнителя с внешним контролем, в следующей последовательности операций по контролю качества проектной продукции:

• 1. Исполнитель лично контролирует соответствие выполненной им работы нормативным документам.
• 2. Руководитель группы контролирует качество работы исполнителя с точки зрения соответствия требованиям, продиктованным принятыми решениями и нормативными документами.
• 3. Главный специалист контролирует качество разработок и инженерных расчетов соответствующей части проекта, проверяет ее согласованность с другими частями проекта и выполнение требований основных положений на проектирование.
• 4. Главный инженер проекта контролирует качество исходных данных для проектирования, соответствие выполненной проектной документации заданию на проектирование, взаимную согласованность частей проекта, проверяет технический уровень принятых решений и требований нормативных документов.
• 5. Нормоконтролеры, по разделам проекта, осуществляют контроль проектной документации на соответствие требованиям действующих стандартов.
• 6. Документация подписывается указанными в п.п. 1-5 разработчиками, а также главным инженером и руководителем организации. После оформления указанными подписями документация передается в архив и на размножение.
• 7. Архив принимает на архивное хранение все проектные материалы (включая инженерные расчеты), проставляет на них архивные номера, ведет картотеку (учет).

Управление проектированием -- это такая организация процесса разработки нового объекта, которая в рамках условий поставленной задачи наилучшим образом позволяет получить эффективное решение в виде соответствующего комплекта документации.

Структура проектных организаций может быть комплексной или специализированной в зависимости от объема, сложности и характера проектируемых объектов рис. 2.1.

Рис. 2.1.

строительство здание инженерный сооружение

Комплексная структура -- когда в одном отделе проектируют все или многие части проекта. Применяется преимущественно в небольших проектных организациях с объемом проектных работ до 1 млн. руб. в год и численностью до 500 человек. Специализированная структура предусматривает отделы, специализирующиеся на проектировании отдельных частей проекта.

Комплектация, тиражирование и хранение проектной продукции. В соответствии с требованиями стандарта по рассматриваемому элементу, в проектной организации должны быть разработаны и поддерживаться в рабочем состоянии документированные процедуры комплектации, тиражирования, хранения и отправки заказчику проектной документации. Методы хранения проектной продукции должны обеспечивать необходимую долговечность при хранении и состояние, при котором документация может быть использована при необходимости для изготовления копий приемлемого качества, корректировки и получения информации заинтересованными лицами. Условия хранения должны соответствовать нормативным документам по архивному хранению проектной документации и должны периодически проверяться на соответствие установленным требованиям и для выявления любого ущерба или повреждения проектной продукции.

Контроль – это процесс сравнения результатов фактических с планом, итогом которого является выявление отклонений, оценка объема новых работ и принятие соответствующих мер для корректировки.

Весь контроль над реализацией проекта можно разделить на несколько основных этапа:

Этапы контроля реализации проекта

Разработка основного плана.

• План – это способ получить итоговый результат и измерить его. Формирование плана происходит на основе информации о доступных ресурсах и сроках во время разбивки проекта на более мелкие этапы и во время хронометрирования ресурсов. В результате календарный план ресурсов, получаемый при выполнении данного этапа, в дальнейшем может быть использован как хронометраж работ, бюджета и прочих критериев проекта, то есть для формирования основного плана.

Измерение прогресса и результатов.

• Время, как и бюджет реализуемого проекта, является количественным показателем, которое позволяет легко интегрировать их значения в информационную систему. Показатели другого характера (удовлетворение из-за соответствия фактических характеристик запланированным, функциональность конечного продукта) являются показателями качественными и определяются экспертизой на объекте или реакцией пользователя. Измерить временные характеристики довольно просто. Для этого необходимо определить ход реализации по краткосрочному пути: самое раннее возможное время, время по плану и самое позднее возможное время. Определение результатов по бюджету (финансовая составляющая, ресурсы и пр.) немного сложнее. Их определение сводится не только к сравнению фактических значений с бюджетными показателями. Важно определить заработную стоимость или рассчитать достигнутые результаты относительно хронометража по бюджету. Под заработной стоимостью принято понимать бюджетные, сметные затраты выполненной работы.

Сравнение плана с фактом.

• В связи с тем, что очень часто проектные планы реализуются не так, как это ожидается перед началом работ по реализации проекта, необходимо постоянно проводить измерения отклонений от плана, чтобы оперативно проводить корректирующие меры. Периодический анализ полученных результатов и сравнивание их с планом позволяет выявлять возникающие в работе отклонения и находить способы их корректировки. На практике формирование отчета о сравнении производится с периодичностью один раз в 1-4 недели. Этого вполне достаточно.

Принятие мер.

• Если после анализа сформированного отчета оказывается, что расхождения между фактическими значениями и планом достаточно велики, в таком случае от проектной команды требуется выполнения корректирующих мероприятий. Эта потребность заключается в необходимости вернуть проект на изначальный путь в соответствии с разработанным планом. Иногда изначальные условия или отчет могут меняться, что, в свою очередь, потребует изменений основного плана с учетом новой информации.

Контроль над проектом – ключевая составляющая его эффективности. Пренебрежительное отношение к выполнению контрольных действий может сказаться на ухудшении качества конечного продукта, растягивание сроков реализации проекта, что приведет к понижению морального духа проектной команды и негативного отношений со стороны заказчика. Именно поэтому руководитель проекта должен тщательно контролировать не только все характеристики в соответствии с планом, но и каждый этап реализации проекта.