Учет приказов по предприятию необходимо вести согласно ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы РФ от 06.09.2000 г. Согласно общим принципам законодательства России и вообще принципам современного законодательства, необходим отдельный журнал регистрации приказов по личному составу. Регистрировать такие приказы вместе с приказами по основной деятельности нельзя, т.к. субъекты документов в данном случае – граждане РФ или иностранные субъекты права, которым гарантировано свободное волеизъявление и законные права. Попросту говоря, хотя рабочая сила – товар, ее владелец, работник – не товар, а свободный человек.
Практически это выражается в том, что кадровый учет отделен от бухгалтерского, поэтому валить все приказы в одну кучу – значит рано или поздно вконец запутать отчетность. С той же целью, уже безо всяких высоких рассуждений, приказы об отпусках и учете листков нетрудоспособности (больничных) учитываются в отдельных журналах. Таким образом разделяются потоки рабочей силы внутренние и наружу/извне (текучесть кадров). Это может оказаться весьма полезным при разработке колдоговора, анализе и реформировании кадровой политики, изыскании резервов повышения производительности труда. Перевод работника из подразделения в подразделение считается «внешним» трудовым потоком, т.к. при этом его прежняя трудовая деятельность прекращается, а начинается новая. По теории, это равносильно увольнению одной единицы рабочей силы и приему другой.
Качество журнала
Для журнала регистрации приказов по личному составу бланк законодательно утвержденного образца не предусмотрен. Вести его можно в произвольной форме. Но, если, допустим, трудовые договоры можно учитывать и не в журнале (хотя для любой проверки это станет поводом для придирок), то приказы по личному составу должны заноситься именно в журнал, на бумаге или в электронной форме.
При ведении журнала на бумаге, поскольку срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет, по требованиям Росархива, 75 лет, его бланк должен быть надежным и долговечным: в твердой или полутвердой обложке, на качественной проклеенной бумаге. Распечатку электронного журнала следует делать на лазерном принтере и тоже на хорошей бумаге. Каждая компьютерная распечатка сшивается, прошивается и пломбируется, как бумажный журнал. И на ней также должны быть номера страниц, титульный лист и последняя страница, оформленная для сдачи в архив либо с указанием, кому и для какой цели сделана распечатка.
Оформление журнала
На обложке, помимо наименования, должен быть ясно различимый индекс ЛС (личный состав). Для журнала учета отпусков индекс будет О, для больничных – Б. Если эти журналы совмещены, то индекс – ОБ. Так же индексируются титульный лист, все страницы, помимо номеров, и последняя страница. По закону индексации не требуется, но работать с индексированными журналами куда удобнее.
Обложка журнала – твердая или полутвердая, лучше ламинированная, с напечатанным типографским способом названием журнала и индексом. Название может быть в виде самостоятельно напечатанной наклейки, но тогда следует учесть, что обычный канцелярский клей на ламинате не держится, нужно клеить «Моментом», 88-м или другим нитроклеем, не портящим бумагу со временем.
На титульном листе указывается название организации, без логотипа и реквизитов, как и для всех внутренних документов, название журнала с индексом, и «начат/окончен».
На первой странице указываются данные ответственных за журнал лиц под номерами в порядке следования по времени – ФИО, должность, отдел, подпись – период, в течение которого журнал находился в их ведении, и основание – приказ руководителя с номером и датой.
На последней странице указывается дата закрытия и сдачи журнала в архив, с указанием, по чьему распоряжению и на каком документальном основании он окончен: ФИО, должность, подпись, номер приказа/распоряжения, дата. Заканчивается ведение журнала по заполнении, досрочного закрытия не предусмотрено, а исправления ошибочных записей делаются в журнале в порядке, установленном Правилами делопроизводства РФ.
Перед началом заполнения журнала, кроме предварительной нумерации страниц, он должен быть прошит и опечатан. Связано это, как и предыдущее требование, с тем, что приказ по личному составу – имеющий юридическую силу документ, и его отсутствие или разночтения в документации могут иметь серьезные последствия.
Ведение журнала
Чтобы узнать, как ведется журнал регистрации приказов по личному составу, образец заполнения вы можете увидеть тут же по ссылке. В журнале 9 граф:
- № п/п – здесь пишется учетный номер документа в порядке следования.
- Дата приказа – ее можно писать в формате дд.мм.гггг цифрами.
- Номер приказа – по установленной форме с индексом ЛС.
- Вид приказа – их всего три: прием, увольнение, перевод. Пишется без сокращений во избежание путаницы.
- ФИО сотрудника – фамилию можно писать полностью, а инициалы сокращать до букв, кроме случаев, когда возможна путаница. К примеру, Николаева Василия Игоревича и его коллегу Николаева Всеволода Ивановича нужно записывать: «Николаев Вас. Игорев.» и «Николаев Вс. Ив.»
- Основание – здесь записывается основание «от работника»: заявление работника (Заявление), трудовой договор (ТД), дополнительно соглашение (Доп.) Данные приказа по предприятию дублировать не нужно, они уже есть в предыдущих графах.
- Подпись работника – для надежности в юридически сомнительных случаях. Если увольняемый по статье отказался подписываться, указываются данные акта об отказе, аналогично приказу об увольнении.
- Ответственное лицо – ФИО и должность работника кадровой службы, обрабатывавшего приказ.
- Подпись ответственного лица – личная подпись того же кадровика.
Если у вас есть такая потребность, журнал регистрации приказов по личному составу скачать вы сможете здесь же по ссылке.
Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия .
Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе. Для регистрации приказов создан специальный журнал .
Что это такое и зачем составляется
Работа компаний организована по регламентированному графику . Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов. Они носят локальный характер . Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена.
На основании местного распоряжения главы организации внутри неё происходит:
- распределение порядка по функциональным обязательствам;
- закрепление юридических актов;
- устройство на работу и увольнение сотрудников;
- перемещение по должностям, с разрядным повышением и категориям;
- утверждение положений, инструкций, правил;
- различные производственные мероприятия.
Обязанность учитывать текущие документы приказного характера возложена на сотрудников отдела кадров . С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы. Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг .
В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:
- локальных актов;
- штатного расписания;
- ответственных лиц;
- аттестационных комиссий;
- проведения ревизий;
- рабочего режима.
Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель. Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения .
Нормативная регламентация
В Приказе Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года опубликован список бумаг
, которые рекомендуются создавать предприятиям в ходе их деятельности.
В базовом положении его предписывает нормативный акт. Указаны сроки кадрового документооборота, где регистрация распоряжений по персоналу должна сохраняться 5 или 75 лет .
Исходящие распорядительные документы нумеруют в порядке их образования, оформление должно соответствовать типовой инструкции. Об этом говорится в Приказе Росархива №68 .
В нём опубликовано, что классификация приказов в одном регистрационном регистре должна проходить в течение календарного года , затем они сдаются на хранение в архив. Не запрещается продолжать прежнюю книгу, но по новым записям.
Локальным указаниям присваиваются отдельные номера, которые касаются:
- распоряжений по организационным мероприятиям деятельности фирмы;
- приказов, направленных регламентировать работу персонала.
Аккуратность заполнения регистрационного справочника, четкое ведение учета — основные требования по выполнению обязанностей кадровыми специалистами. Сроки хранения распорядительных документов разработаны для возможности использования записей по запросу от органов государственного уровня, а также, если возникает необходимость в данных у сотрудников.
Взаимоотношения между работодателем и персоналом складываются разные. Если произошла спорная ситуация, доведена до разбирательства в высшей инстанции, найденный в журнале приказ позволит разрешить конфликт подтверждением или опровержением правомерности действий участниками спора.
Унифицированной журнальной формы, в которой происходит учет, а также исходящей распорядительной документации нет. Вправе каждой организации разработать издание по своему усмотрению, но оно должно соответствовать типовым образцам, предусмотренным в делопроизводстве.
Рекомендательный характер структурного постраничного подразделения документа, а также граф каждого листа, куда будут внесены распоряжения руководства предприятия по основному производству, включает следующие пункты :
- оформление титульного листа;
- обозначение ответственного лица;
- перечень зарегистрированных приказов.
Заглавная страница содержит:
- название компании;
- предназначение книги;
- начало и окончание проведения учетных операций по датам.
В графе с информацией об ответственных лицах следует указать:
- имена специалистов, которым поручено вести учет, заполнение журнала;
- занимаемую должность, на каком основании сотрудники выполняют поручение;
- подпись, утверждающую выполненные обязательства.
Основой журнала служат страницы, где происходят записи:
- локальных актов по присвоенным порядковым номерам;
- дат, созданного приказа;
- под каким номером выпущено распоряжение;
- наименование документа в виде краткого содержания предназначения бумаги;
- количество опубликованных страниц;
- полные имена должностных лиц, для кого разработан документ.
Основным условием в оформлении регистрационной книги служит достоверность переносимых в него данных. Исключены исправления, перечеркивания, корректировка специальными веществами.
Требования к заполнению и образец
Журнал, в котором регистрируются кадровые распоряжения, имеет аналогичную структуру, отличия находятся в их наименовании, а также обозначении личной информации о лицах, в отношении которых выпущен приказ.
Персонифицированное распоряжение регулирует обязанности конкретных сотрудников или целого отдела. Локальный документ распространяет своё действие на рядового специалиста, назначения главных бухгалтеров и генеральных директоров регистрируют в отдельных книгах .
Приказы по персоналу, принятому в общем порядке, кроме их приема и увольнения, указывают:
- переводы на другие должности;
- совместительство рабочих процессов;
- изменения в зарплате;
- командировки, отпуска;
- награждения;
- смену личностных данных работника.
По образцам можно проследить, как ведется заполнение регистрационных сборников. Если кадровик приобретет несколько экземпляров, в его распоряжении будут находиться реестры для оформления различных по своему происхождению производственных случаев.
Титульный лист представляет следующий формат:
Создавая книгу с требуемым направлением, исполнителю предстоит обозначить главную страницу, какая группа распоряжений здесь будет фиксироваться.
Постраничные разделы кадровик может разлиновать по мере их надобности, лишняя работа никому не нужна.
Отдельный лист создают для ответственных работников, которым предстоит проводить записи.
Грамотное оформление каждой страницы приведет только к благоприятным результатам в случае проверок со стороны фискальных органов, поисков необходимого приказа. Аккуратность документации придает весомость имиджу предприятия, коллективу, работающему в нем.
Составление журнала
Регистрационные книги разработаны для грамотного делопроизводства . В основном обязанности делопроизводителя выполняют сотрудники кадрового отдела или канцелярия.
Вне зависимости от того, кто выполняет подобную функцию, составление журналов и регистрация документации подчинены единым правилам :
- учитывают все текущие бумаги, исполнительные, справочные;
- записывают корреспонденцию один раз, его перемещения по структурным подразделениям не фиксируют;
- регистрация проводится по документальному виду, авторскому содержанию;
- дату учета исходящего приказа совмещают с днем его подписания.
Номера присваивают к документам в порядке их поступления в течение года, их нельзя повторять, чтобы закрепить надежность поискового признака. Для этого документы наделены, кроме регистрационных номеров, индексацией — дополнительными условными обозначениями . Записи ведутся в течение года, но не обязательно закрывать полупустую книгу, достаточно отделить их чертой и начать новый год с регистрации под №1.
О том, какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, можно узнать из данного видео.
Все приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.
Любой приказ представляет собой правовой акт внутреннего действия, который обычно издается руководителем компании, ее обособленного подразделения, филиала. Приказы классифицируются по разным признакам, в том числе и по сфере, которую они регулируют. Например, они могут касаться личного состава, материальных средств предприятия. Вместе с тем выделяют большую группу приказов, которые регламентируют сложные, комплексные вопросы, касающиеся всей компании в целом. Их называют приказами по основной деятельности. Выделяют несколько разновидностей таких документов:
- О назначении директора.
- Об образовании подразделения компании.
- О введении в действие разработанного штатного расписания.
- О введении системы перечисления заработной платы путем безналичных платежей.
- Об инструкциях по заполнения расчетного листка.
- Об учреждении правил трудового распорядка.
- О сокращении 1 или нескольких работников.
- О мерах по охране информации, которая составляет коммерческую тайну.
- Об учреждении коллективной материальной ответственности работников.
Есть и другие виды, которые также относятся к основной деятельности – они подлежат фиксированию в журнале регистрации. К тому же не следует путать разные типы документов. Например, если вступает в силу акт об утверждении ключевого сотрудника, чья должность прописана в уставе (это может быть не только директор, но и главный бухгалтер, начальник службы охраны), такой приказ следует зарегистрировать именно в журнале по основной деятельности, а не по личному составу.
Еще один важный момент – документы, связанные с основной деятельностью и с административно-хозяйственными вопросами регистрируются отдельно, потому что последний хранятся в течение 5 лет. Что касается первой группы актов, их следует хранить постоянно (не менее 75 лет ). В течение этого же времени хранится и журнал.
Образец записи в журнале: инструкция по заполнению
Фиксирование записи о создании приказа обязательно, потому что в этом случае документ окончательно вступает в силу. Таким образом, запись придает ему юридическую силу как внутреннего нормативного акта, обязательного к выполнению в пределах всего предприятия или конкретного его обособленного подразделения. К тому же благодаря упорядоченной системе фиксирования существенно упрощается поиск нужного документа среди тысяч бумаг, подобных ему.
Титульный лист
На титульном листе ответственное лицо прописывает:
- Название компании, ее организационная форма. Допускаются общепринятые сокращения – ООО, ПАО и другие, например: ООО «Дольче вита».
- Дату, когда был заведен документ. Она может не совпадать с началом календарного года, что нормально.
- Дату, когда был окончен документ (заполнена последняя страница). После этого журнал передают в архив на долгосрочное хранение (не менее 75 лет).
- Ответственный за ведение – должность, фамилия, инициалы.
- В графе «срок хранения» указывают «постоянно».
Записи о приказах
Порядок формирования записи можно установить самостоятельно, поскольку к форме нет строгих законодательных требований. Обычно все записи фиксируются в табличном виде; указывают такие сведения:
- Номер документа – нумерация идет в сквозном порядке, с начала и до конца года. Документы, информация о которых фиксируется в разных журналах, имеют разную нумерацию – свой порядок есть в документах по основной деятельности, по личному составу и т.п.
- Далее следует дата издания документа – с этого дня он обычно и вступает в силу.
- Затем приводится название заголовка (в точности, как в приказе). Здесь же можно прописать краткое содержание.
- Отмечают количество листов и приложений через косую черту «/».
- В графе «ответственный» прописывают фамилии и инициалы сотрудников, которые отвечают за выполнение изданного приказа.
- В графе «ознакомить» – фамилии и инициалы сотрудников, которые в письменном виде (под подпись) должны ознакомиться с текстом документа.
По желанию можно вставить и графу «Примечания», где по необходимости прописываются краткие комментарии к изданным приказам.
После того, как журнал будет окончен, необходимо оформить окончание его ведения. Для этого сначала нужно прошнуровать все страницы и скрепить их шнуром. Затем прописывают количество листов (а не страниц), ставят дату и подпись с расшифровкой (фамилия, инициалы). Эти записи вносит ответственное лицо, которое вело журнал в течение всего его периода (или лицо, замещающее этого сотрудника).
Способы ведения и ответственный
Журнал регистрации можно вести двумя способами:
- Традиционно – рукописный вариант. Используются синие или черные ручки, не оставляющие помарок и разводов. Все записи делаются аккуратно, исправления возможны только в исключительных случаях. Также необходимо следить за тем, чтобы в документе не было вырванных страниц, дополнительных вставок (взамен предыдущих) и т.п.
- В электронном виде: в этом случае вносить записи в журнал и корректировать их может только тот сотрудник, который обладает правом электронной подписи.
Отвечать за заполнение документа могут такие сотрудники:
- секретарь;
- секретарь-референт;
- другие работники, назначенные по указанию директора.
Как правило, конкретный способ ведения, равно как и ответственное лицо утверждаются отдельным локальным правовым актом, который принимается на предприятии.
Как выглядит журнал для регистрации
Бланк этого документа представляет собой небольшую книгу из 64 страниц с обложкой из золотистого картон (формат 210*288 мм). Предусмотрены отверстия, чтобы производить шнуровку страниц, а затем сдать документ в архив.
Если изначально журнал не был прошит, необходимо сделать это самостоятельно.
Журнал регистрации приказов по основной деятельности является важным регистрационным документом в любой организации. В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер.
ФАЙЛЫ
2 файла
Обязанности
Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности. Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.
Однако это является лишь косвенным указанием. Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять. Кроме того, его наличие:
- Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
- Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.
- Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
Функционал
К приказам по основной деятельности имеют отношение:
- Документы о назначении руководителя на свою должность.
- Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
- Документы относительно формирования штатного расписания.
- Документы о трудовом распорядке.
- Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу.
Здесь нет никакой дискриминации. Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:
- Хозяйственной деятельности компании.
- Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.
- Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.
Элементы
Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы. На обложке обычно располагаются:
- Наименование документа.
- Наименование организации, сотрудники которой его ведут.
- Если есть, то наименование структурного подразделения.
- Номер дела по номенклатуре и номер тома.
- Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
- Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять.
Вложенные страницы содержат две таблицы.
- Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
- Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.
Графы обеих следует заполнять. Они включают:
- Порядковые номера регистрируемых документов.
- Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
- Номера приказов по основной деятельности.
- Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
- Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.
- ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц. У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства.
Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.
Возможно ли вести электронный журнал
В электронном виде этот журнал вести можно. Однако здесь есть нюансы:
- Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.
- Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями.
Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.
Срок хранения
Документация такого вида имеет постоянный срок хранения. В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу.
В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.
Фиксация и учет всех приказов, изданных по организации, ведется в специальном журнале регистрации. В статье рассказывается, как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов в 2018 году.
Из статьи вы узнаете:
Назначение журнала регистрации приказов
Назначение и порядок ведения журнала регистрации приказов удобнее всего рассмотреть на примере ведения журнала регистрации приказов по личному составу.
Порядок учета приказов в организации регламентируется Постановлением Росархива от 6 сентября 2000 года. Порядок учета кадровой документации, к которой и относятся приказы по личному составу, регулируется ст. 358 этого Постановления. В частности, в данном нормативном акте есть пункт, предписывающий вести учет кадровой документации (в т.ч. приказов) отдельно ото всей прочей документации компании. На практике это означает, что в каждой фирме должен быть создан специальный Журнал регистрации приказов по личному составу.
В 2018 году не планируется введение унифицированной формы ведения данного журнала. В связи с этим, как и ранее, каждая организация вправе на свое усмотрение и в соответствии со спецификой своей деятельности разработать и внедрить в делопроизводство свой вариант данного документа.
Если форма журнала остается свободной, то сроки хранения данного документа подлежат строгой регламентации и не могут быть установлены самостоятельно. Срок хранения обусловлен типом приказа и может варьироваться в широком диапазоне - от 5 лет до 75.
В данном случае представляется целесообразным иметь на вооружении несколько журналов для приказов с разными сроками хранения.
В одном, срок хранения которого равен 75 годам, будут фиксироваться приказы: о приеме на работу; о перемещении; о совмещении; о переводе; об увольнении; об аттестации, повышении квалификации об изменении фамилии; о поощрении, награждении; об оплате труда, премировании, различных выплатах; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; об отпусках по уходу за ребенком; об отпусках без сохранения содержания о дежурстве по профилю основной деятельности; о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
Как правильно оформляется и ведется книга приказов
Свободная форма ведения рассматриваемого журнла не отменят необходимость строгого соблюдения базовых правил оформления документации подобного рода.
В частности, обложка данного документа должна содержать даты, когда он был начат и окончен. Индекс журнала должен соответствовать принятой в организации номенклатуре дел. Разумеется, что данная информация должна быть размещена на обложке журнала.
Есть три общепринятых способа указания информации о работнике, ответственным за надлежащее ведение и хранение книги учета. Первый вариант - это размещение данных о нем на титульном листе журнала, либо на его обороте.
Второй вариант - это размещение данных об ответственном лице самом конце журнала, т.е. на его последней странице.
Третий вариант - данные сведения находятся внизу каждой страницы документа. Если вы создаете электронный журнал учета, то можно просто внести эту информацию в нижний колонтитул страницы:
Журнал учета приказов относится к категории документации строгой отчетности. В связи с этим для него существуют особые правила оформления, предотвращающие возможность извлечения, перемещения или вставки новых страниц.
Образец Журнала регистрации приказов по личному составу представлен ниже:
Защита журнала обеспечивается двумя способами - нумерация страниц и их шнуровка. Следущий этап обеспечения надлежащей защиты - скрепление шнуровки мастичной или сургучной печатью и заверение журнала подписью генерального директора или заместителя директора по персоналу (начальника отдела кадров и т.п.
Подробнее о журнале регистрации личных приказов читайте в статье .Иногда печать заменяют наклейкой с оттиском основной печати фирмы или печати отдела кадров.
Заверительная запись, приведенная ниже, размещается на последней странице журнал (если выбран вариант зашиты с наклейкой):
Стандартом ведения журнала является полное указание фамилий, имен и отчеств всех лиц, упоминаемых в содержательной части документа. Штатное расписание компании служит стандартом, согласно которому указывается должность, специальность или профессия сотрудников, упоминаемых в журнале .
Неверно сделанные записи запрещается стирать, подчищать или замазывать специальными средствами.
Одна аккуратная черта, зачеркивающая неверный текст, но не исключающая возможность его прочтения - это тот способ, который допускается использовать в случае возникновения необходимости внести исправления в записи журнала. Корректный текст вносится в ту же графу. Графу "Примечания" необходимо сразу внести в проект журнала,и в том, случае, если в тексте имеются исправления, в данной графе нужно написать следующий текст:
"Документация внутреннего пользования" - так называется категория деловых бумаг, к которой относится рассматриваемый нами журнал. Что это означает на практике?
Это означает, что доступ к данному документу имеют только работники отдела кадров фирмы. Специальное распоряжение начальника данного отдела позволяет передавать данную книгу работникам других отделов внутри предприятия. С содержательной частью журнала сотрудники других отделов могут знакомиться только в присутствии лица, ответственного за ведение данного документа.
Актуальность, точность и корректность информации, содержащейся в журнале, обеспечивается регулярными проверками, осуществляемыми руководителем кадровой службы. Частота проверок регламентируется специальными локальным нормативными актами конкретной организации.
Лицо, ответственное за ведение журнала, является также ответственным за его хранение. На лицевой стороне титульного листа размещается запись, удостоверяющая факт его закрытия.
Скачать образец журнала регистрации приказов и получить информацию о ведении журнала регистрации приказов можно в статье .
Порядок регистрации приказов
Выше мы уже отмечали, что единый стандартный порядок внесения записей в журнал законодательством не регламентирован. На практике сложилась типовая последовательность действий, придерживаясь которой вы сможете быть уверены в полноте вносимых данных:
Вносим номер приказа. Как правило, этот номер присваивается документу в момент регистрации . Он состоит из цифр и букв. Конечно, порядок присвоения номеров в организации может быть любой, но наиболее распространена буквенно-цифровая система индексации. Номер вносится в графу 1.
Когда объем кадровый документов достаточно велик, целесообразно сразу разработать систему индексации приказов по личному составу и добавить к индексу приказа соответствующую букву. Например, если приказ касается движения кадров (прием на работу, увольнение, сокращение, перевод на другую должность), то к индексу добавляется буква "к" (кадровый) или "лс" (личный состав), Если приказ связан с отпусками, то добавляется отметка "о", с командировками - "км", с поощрениями -"п", взысканиями "в" и т.д.
Вносим название документа в графу 2.
Проставляем дату в графу 3. Дата издания документа считается число, когда он был подписан генеральным директором фирмы.
Указываем вид документа. Эти данные вносят в графу 4. Вид приказа определяется тем вопросом, по которому он был издан (прием на работу, увольнение, отпуск, перевод на другую должность и т.д.)
Заносим данные на сотрудника, которого данный приказ касается. Эти данные занимаются графы с 5 по 8.
Даем краткое содержание бумаги. Как правило, заголовок приказа отражает его краткое содержание. Его вносим в графу 9.
Вносим основание документа в графу 10. Основанием приказа является инициативный документ, послуживший причиной его издания. Например, заявление сотрудника или распоряжение руководства.
