Приказ должен быть подготовлен, подписан и доведен до сведения работника под подпись в течение трех дней с даты, когда он приступил к выполнению своих обязанностей. Фактически оформление этого документа представляет собой перенос сведений из трудового договора в поля унифицированной формы Т-1. Рассмотрим, как заполнить приказ о приеме на работу (образец 2019 года) по шагам.
Как оформить приказ о принятии на работу
Шаг 1. Заполняем шапку
Вносим наименование организации и восьмизначный код по ОКПО. Обратите внимание, что мы рассматриваем приказ о приеме на работу (пример) вымышленной организации, поэтому при заполнении своих первичных документов коды вам придется ставить свои.
Шаг 2. Вносим персональные данные работника
Записываем Ф.И.О. работника в родительном падеже, а также иные сведения (наименование подразделения, должности, условия и характер работы, оклад, длительность испытания и др). При этом не важно, делаете вы приказ на главного бухгалтера, генерального директора или простого слесаря, порядок заполнения будет одинаковый. Все сведения записываются исключительно в формулировках, которые указаны в трудовом договоре.
Шаг 3. Присваиваем номер и подписываем у руководителя
В каждой организации своя система регистрации документов: кто-то автоматически регистрирует в электронных программах, кто-то — на бумажных носителях руками. Вне зависимости от способа регистрации мы рекомендуем придерживаться правил:
- реквизиты приказов о приеме на работу и реквизиты трудовых договоров должны быть одинаковыми, это позволит избежать путаницы и лишней бюрократии. Кроме того, это не противоречит действующему законодательству;
- после присвоения необходимых реквизитов подписываем приказ (прием на работу) у руководителя организации.
Шаг 4. Знакомим работника
Работник должен быть ознакомлен с документом о начале своей трудовой деятельности у данного работодателя в течение первых трех календарных дней. То есть если он приступил к выполнению своих должностных обязанностей в пятницу и следующие два дня у него выходные, знакомить надо в пятницу.
Шаг 5. Подшиваем и регистрируем
Оригинал с отметкой работника об ознакомлении подшиваем в номенклатурную папку. Сведения о реквизитах документа вносим в журнал учета приказов о приеме на работу. Ниже вы сможете скачать целиком оформленный приказ о назначении главного бухгалтера 2019 года в ООО «Пион».
Надо ли ставить печать на приказе
Бланк приказа о приеме на работу не относится к документам кадрового делопроизводства, в которых необходим оттиск печати работодателя. Печать потребуется, если придется заверять его копию. Кроме того, в унифицированной форме Т-1 не предусмотрено место для оттиска печати.
Регистрация приказа о приеме на работу в журнале
Работодатель обязан организовать учет данных документов. С этой целью работодатель своим локальным нормативным актом может назначить ответственного сотрудника за ведение этого журнала. Это могут быть:
- кадровик;
- бухгалтер;
- офис-менеджер;
- любое иное лицо по усмотрению работодателя, но, как правило, из числа отвечающих за документальное оформление приема и увольнения работников.
Форма журнала должна предусматривать наличие обязательных полей:
- дата издания нормативного акта;
- его номер;
- дата регистрации.
В качестве журнала иногда используют опись, которую можно расположить в номенклатурной папке хранения нормативных актов о приеме сотрудников, при этом наличие полей, указанных выше, обязательно.
С началом нового календарного года нумерацию в журнале необходимо начинать заново, при этом имеющиеся сведения удалять нельзя, они подлежат хранению в течение 75 лет, согласно подпункту «б» пункта 258 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Эти сроки необходимо выдерживать, даже если вы сделали приказ о приеме на работу по совместительству на 0,5 ставки.
Сколько хранится приказ о приеме на работу
Приказ о приеме на работу должен храниться 75 лет, основанием для этого является пункт 19 Перечня архивных документов, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
Примеры приказов
Прежде чем приступить к просмотру примеров, обратите еще раз внимание на то, что форма приказа о приеме на работу может быть исполнена как на унифицированном бланке (Т-1), так и в свободной форме, используя фирменный бланк организации. Главное и основное, что касается этого документа, может быть выражено четырьмя пунктами:
- фактическое наличие;
- письменная форма;
- соответствие формулировкам в трудовом договоре;
- отметки работника об ознакомлении.
Пример приказа о временной работе
При приеме на временную работу в приказе необходимо заполнить поле, в котором указывается окончание срока трудового договора, а также указать в строке «Условия приема на работу», что данная трудовая деятельность является для работника временной.
Приказ о приеме на работу по срочному трудовому договору, образец
Приказ о приеме на работу 2019 года индивидуального предпринимателя
От обычного приказа отличается отсутствием кода по ОКПО, наименования структурного подразделения. Данная работа, как правило, носит временный характер.
Пример приказа о приеме на работу ИП
Приказ о приеме на работу с испытательным сроком
Отсутствие или наличие испытания указывается в трудовом договоре по соглашению сторон. Информация об испытательном сроке обязательно указывается в приказе о приеме на работу.
Приказ о приеме на работу с испытательным сроком, образец
Приказ о приеме на работу на 0,5 ставки
Такое трудоустройство возможно при внутреннем или внешнем совместительстве. При этом размер 0,5 ставки в самом приказе не указывается, обозначается только размер оклада, максимальный предел которого не может превышать половину от соответствующей ставки по штатному расписанию.
Пример приказа о приеме на работу на полставки
Приказ о приеме на работу совместителя
В принципе, ничем не отличается от предыдущего примера, в котором мы увидели образец приказа о приеме на работу на 0,5 ставки. Здесь в качестве варианта можно рассмотреть пример замещения временного отсутствующего сотрудника (в отпуске по уходу за ребенком). В таком случае поле окончания трудовой деятельности не заполняется, потому что основной сотрудник может выйти в любое время.
Пример приказа о приеме на работу временного совместителя
Надо отметить, что совместители, как внешние, так и внутренние, не обязательно принимаются на полставки. Нельзя принять на большую ставку: например, нельзя сделать образец приказа о приеме на работу на 1,5 ставки. В случае с совместителями можно начинать с 0,5 и далее в меньшую сторону.
Приказ о приеме на работу на 0,25 ставки, пример
Разница между двумя этими приказами — в цифрах оклада, которые устанавливаются работнику при приеме.
Приказ о приеме на работу осужденного
При приеме на работу осужденного дополнительно к основному пакету документов предоставляется предписание о явке на работу, которое выдается уголовно-исполнительной инспекцией. При этом срочный трудовой договор с осужденным заключать нельзя (отсутствуют основания в ).
Пример приказа о приеме на работу осужденного
В приказе о приеме на работу мы не указываем, что работник осужденный.
Приказ о приеме на работу водителя
Как правило, принимаются в гараж или автотранспортные подразделения.
Пример приказа о приеме на работу водителя
Образец приказа о приеме на основную работу на 0,5 ставки того же водителя
Приказ о приеме на работу переводом
Если работник переводится от одного юридического лица к другому, приказ о приеме на работу будет по форме Т-1 (у прежнего работодателя будет издан документ об увольнении, у нового — о приеме).
Если перевод внутренний, издается приказ по форме Т-5.
Пример приказа о приеме на работу переводом, форма Т-5
Приказ о приеме на работу, образец заполнения при приеме в другую организацию
Приказ о приеме на работу директора
При трудоустройстве сотрудников приказ об их приеме подписывает работодатель. При приеме на работу генерального директора приказ подписывает председатель собрания собственников компании даже в том случае, если директор выбирается из числа собственников. Если генеральный директор — единственный собственник, он сам подписывает себе приказ о приеме на работу, но как единственный учредитель данной компании.
Пример приказа о приеме на работу директора
Если учредители решили и новый директор в принципе не против, то могут принять решение и оформить приказ на 0,5 ставки, образец которого ниже.
Приказ о приеме на работу несовершеннолетнего
Нюансом данного приказа может являться обстоятельство, что в случае трудоустройства несовершеннолетнего в возрасте до 14 лет знакомить с приказом о приеме на работу надо не самого работника, а одного из его родителей. При трудоустройстве несовершеннолетних в возрасте от 14 лет документы они подписывают сами.
Пример приказа о приеме на работу несовершеннолетнего
При этом при приеме несовершеннолетних надо помнить про запреты и ограничения для этой категории работников, которые установлены . Кроме того,
Приказ о приеме на работу (распоряжение) принимается только на основании трудового договора, заключаемого между сотрудником и работодателем.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Отсутствие этого документа приводит к административной ответственности должностных лиц. Поэтому для любого работодателя очень важно соблюдать нормы трудового законодательства и составлять приказы о приеме на работу.
Нормативная база
Условия оформления приказа о приеме на работу устанавливает Трудовой кодекс РФ.
Формы данного приказа утверждены Постановлением Госкомстата России от 05. 01. 2004 г.
Как правильно составить документ?
Приказ о приеме на работу относится к первичным отчетным документам. Он должен быть составлен сразу после заключения с новым работником .
Закон дает на это только 3 дня.
Сотрудник должен ознакомиться с содержимым этого документа. С этого момента начинается его трудовая деятельность в организации.
Руководители организаций могут вносить свои изменения в форму приказа, в зависимости от различных факторов.
Формы
Приказ о приеме работника на работу может быть выдан согласно одному из двух бланков, принятых Госкомстатом в 2004 году.
Это унифицированная форма № т-1, которая составляется, если на должность принимается один человек. Для приема нескольких человек одновременно руководители организация используют форма № Т-1а.
Эти формы очень просто заполняются. К тому же, работодатель имеет право изменять правила их заполнения.
Пример заполнения формы Т-1:
Образец заполнения формы Т-1
Пункты
По закону все данные, указываемые в приказе, должны соответствовать трудовому договору.
При заполнении бланка приказа в обязательном порядке заполняются следующие пункты:
- название организации;
- должность и профессия работника;
- оклад;
- дата трудоустройства;
- табельный номер сотрудника;
- Ф. И. О. работника;
- название отдела организации;
- (если он назначен работодателем);
- условия, необходимые для оформления на работу;
- особенности оплаты труда;
- условия составления данного документа;
- подпись руководителя;
- дата составления приказа;
- номер документа.
Название организации или работодателя необходимо для идентификации. Эта информация указывается на основании учредительных документов или данных паспорта индивидуального предпринимателя.
В приказе также необходимо указать код ОКПО, который присваивается предпринимателям или организациям во время регистрации.
У многих кадровых работников часто возникает путаница с наименованием самого документа. Согласно закону, можно писать либо «Приказ», либо «Распоряжение». Чаще всего генеральные директора и президенты корпораций подписывают приказы. Распоряжения имею право подписывать руководители структурных отделов, представительств и филиалов.
Обязательно указывается должность сотрудника. А если он будет работать в филиале компании, то в приказе должен быть указан и адрес.
В документе также необходимо указать основания приема сотрудника на работу - это информация о трудовом договоре или . Последнее, согласно российскому законодательству, не является обязательным условием.
В приказе о приеме на работу должен быть указан оклад нового сотрудника.
Это может быть ставка или оплата по часам. Все зависит от специфики работы. Если внутренними документами организации установлена почасовая оплата, то в приказе указывается сумма за 1 час работы. Если работник приходит на половину ставки, это также указывается.
Необходимо указывать и характер работы сотрудника на новой должности - в приказе обязательно должна быть информация о подвижной, разъездной работе или работе в пути.
Если с сотрудником заключен договор, не имеющий определенной даты окончания (), то в приказе работодатель обязан оставить графу «Дата» не заполненной. При заключении в приказе должны быть указан период трудовой деятельности сотрудника.
Дата должна быть такой же, как и в самом договоре.
В случае, когда сотрудник устраивается на работу по совместительству, в приказе о приеме на работу обязательно указывается соответствующий характер работы.
Пример такого заполнения:
Заполнение приказа о приеме на работу совместителя
То же самое касается сезонного труда или работы, во время которой один работник замещает другого.
Нередко для совместителей устанавливается испытательный срок. Информация об этом обязательно должна быть указана в приказе.
Кто подписывает?
Когда все пункты приказа будут прописаны, документ заверяется личной подписью руководителя компании или лицом, которое временно его замещает.
Обязательно должна быть поставлена дата подписания приказа.
Нюансы
Основными документами для оформления приказа являются:
- документы, подтверждающие личность сотрудника;
- трудовая книжка;
- свидетельство или диплом об образовании;
- справка, подтверждающая отсутствие судимости;
- медицинская справка установленного законом образца.
Документ необходимо создавать в нескольких экземплярах.
Одна копия подшивается личное дело работника, а вторая должна храниться в бухгалтерии.
Приказ регистрируют в журнале для учета документов по личному составу.
Также по закону сотрудник вправе потребовать от работодателя копию приказа о приеме на работу (ст. 62 ТК РФ). Часто это необходимо для обращения в банковские структуры или социальную службу. Работодатель не вправе отказать сотруднику в получении копии приказа. Этот документ должен быть заверен по всем правилам.
Для этого работодатель должен получить от него соответствующее заявление. Копия приказа выдается сотруднику в течение 3 дней со дня подачи письменной просьбы.
Нужна ли печать?
Ставить печать в приказе о приеме на работу нужно обязательно, так как это предусмотрено законодательством РФ. Кроме этого, необходимы подписи руководителя и сотрудника.
Нумерация
Приказы нумеруются в течение одного календарного года.
Во многих организациях к цифровому формату нередко добавляют и буквенный индекс.
Регистрация происходит согласно специальной форме и вручную. Обычно все номера приказов записываются в соответствующую книгу.
Она оформляется руководителем сразу при открытии организации.
Сроки
Приказ о приеме на работу имеет свой определенный срок хранения – 75 лет. Это указано в Типовом перечне документов.
Все это время он находится в кадровой службе организации, где при необходимости с оригинала документа могут сниматься копии. Обязательно нужно следить, чтобы эти документы находились отдельно от тех, что хранятся только 5 или 10 лет.
Приказ о приеме на работу – это важный документ, составление которого обычно означает начало трудовой деятельности сотрудника.
Оформление трудоустройства работника строго регламентировано трудовым законодательством. Издание приказа о приеме на работу занимает одно из центральных мест в этой процедуре наряду с заключением трудового договора.
Разберемся, каким правилам должно соответствовать создание этого документа.
Что трудовое законодательство говорит о приказе и его форме
Старт оформлению отношений дает подписание работником и работодателем главного для них документа — трудового договора.
Следующий обязательный этап - издание приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Теперь в связи с изменением в законодательстве о бухгалтерском учете работодатели вправе использовать самостоятельно разработанные и утвержденные формы учетной документации, включая бланки приказов о приеме на работу. Возможно также внесение организацией изменений и дополнений в унифицированную форму с утверждением их в составе учетной политики организации.
На практике большинство организаций при издании приказа о приеме на работу продолжают пользоваться унифицированными формами Т-1 и Т-1а в неизмененном виде, поскольку они удобны и универсальны.
Основание в приказе о приеме на работу
В приказе по унифицированной форме Т-1 в качестве основания указывается трудовой договор, заключенный между работником и работодателем.
Заявление о приеме на работу основанием для издания приказа не является, как и докладная записка должностного лица, уполномоченного осуществлять фактический допуск к работе, и прочие внутренние документы.
Если работодатель посчитает необходимым ссылаться в приказе также и на эти документы, ему следует внести соответствующую графу в утвержденную форму приказа.
Сроки оформления приказа о приеме на работу
Относительно сроков составления и издания приказа закон говорит только то, что его необходимо представить работнику под роспись в течение трех дней после фактического начала работы.
Значит, издать приказ работодатель должен не раньше, чем трудовой договор начнет свое действие, и не позднее трех дней после фактического начала работы.
В любом случае срок издания приказа о приеме на работу не должен предшествовать началу работы, чтобы в случае аннулирования трудового договора (согласно ст. 61 ТК РФ если работник не приступил к работе, работодатель имеет такое право) оформлять меньшее количество документов.
Процедура ознакомления работника в трехдневный срок с изданным приказом под роспись проста: в самом тексте приказа (в унифицированной форме № Т-1) есть место для этого и даты ее совершения.
Какими-либо иными особенностями оформление и издание приказа о приеме работника не отличаются.
Оформление трудовых отношений с работником включает в себя также издание в письменном виде распоряжения руководства хозяйствующего субъекте о приеме. Приказ о приеме на работу подготавливается кадровиками после подписания администрацией компании с работником трудового соглашения, а потом визируется руководством.
После прохождения собеседования будущему работнику нужно оформить заявление о приеме на работу и представить предусмотренные законодательством документы для трудоустройства.
Законодательство не относит заявление к документам, на основании которых может издавать приказ на прием, так как это документ подготавливается в соответствии с правилами приема, действующими на предприятии.
Оформление сотрудника на работу предполагает необходимость заключения с ним трудового контракта, который является обязательным действием для трудовых отношений. Он должен быть обязательно составляться в письменном виде.
Приказ о приеме на работу формы Т-1 издается только после подписания руководством трудового договора с работником. При этом распоряжение о работе является одним из важных документов на прием нового работника.
Важно понимать, что трудовой контракт является источником для издания данного приказа. Реквизиты, а также основные моменты заключенного договора необходимо отразить в издаваемом распорядительном документе.
Внимание! Законодательство не закрепляет период, в течение которого следует составить распоряжение. Однако, ТК РФ устанавливает обязанность работодателя представить в течении трех дней с факта подписания трудового соглашения приказ формы Т-1 работнику для ознакомления с его содержанием.
Работодателю дано право в издаваемом распоряжение на прием в качестве дополнительных оснований ссылаться на иные документы.
Бланк и образцы приказов на трудоустройство сотрудников
Как правильно составить приказ о приеме на работу
Для оформления приказа на прием обычно используется унифицированная форма Т-1. Если в один день на работу оформляются сразу несколько сотрудников, то для этих целей можно применить форму Т-1а, которая представляет собой таблицу. Также для этих целей можно использовать фирменный бланк, а само распоряжение составить в свободном стиле с использованием обязательных реквизитов.
Заполнение бланка форма Т-1 нужно начинать с указания полного названия организации либо Ф.И.О. предпринимателя. Для фирм также обязательно нужно указать код согласно единому справочнику .
Следом нужно записать номер приказа. Он может быть сквозным для всех распоряжений, издаваемых на предприятии, либо документы по личному составу могут нумероваться отдельно с добавлением дополнительного буквенного индекса. Под номером, который будет присвоен документу, его необходимо будет внести в книгу учета приказов.
Далее в приказе записывается дата, в которой новый сотрудник принимается в организацию. В том случае, если с ним был заключен договор на конкретный срок, то сразу необходимо указывать и дату увольнения. Кроме этого в случае срочного соглашения желательно предусмотреть в приказе отдельную графу, в которой подробно указывать при каком условии трудовой договор будет автоматически прекращен.
Внимание! Дата, когда был выпущен приказ, может не совпадать с датой, когда сотруднику необходимо начать работу в компании. Однако по закону, она не может быть раньше даты подписания трудового контракта.
Следующим этапом в документ заносятся персональные данные - полные Ф.И.О., его табельный номер, обозначение подразделения, в котором будет осуществляться работа и наименование должности.
Графа «Условия приема на работу» , как правило, заполняется в том случае, когда условия труда, в которых будет находиться сотрудник отличаются от принятых в компании. Это может быть выполнение работы по совместительству, сокращенный рабочий день и т. д. Если же условия работы не отличаются от тех, в которых находятся другие работники, графа не заполняется.
В следующей графе указывается информация о том, что работнику назначается испытание. Нужно помнить, что не всем категориям работников можно устанавливать испытание при приеме.
бухпроффи
Важно! Если сотруднику устанавливается его необходимо указать в приказе и его длительность. Также условие об этом обязательно должно быть указано в трудовом соглашении, в противном случае запись в приказе будет недействительной.
На следующей строке записываются сведения о заключенном трудовом контракте - его номер и дата.
После составления документ должен подписываться руководителем компании или предпринимателем. После этого с распоряжением знакомят под роспись работника, который ставит дату и подпись.
Какие документы оформляют после издания приказа?
Приказ о приеме на работу является источником для оформления множества других документов на предприятии:
- Журнал учета приказов - после составления распоряжения его реквизиты нужно внести в специальный журнал, учитывающий все оформленные в компании приказы;
- Трудовая книжка - в нее нужно внести информацию о приеме гражданина на работу. Формулировка в ней повторяет соответствующую строку распоряжения, а в качестве основания записываются его реквизиты;
- Личная карточка - открывается на каждого нового работника. Содержит информацию о нем на основании представленных документов. Для личной карточки обычно используется стандартная форма Т-2.
- Личное дело - это подшивка, в которую вносятся копии всех документов, относящихся к работнику. В обязательном порядке личные дела должны заводиться на муниципальных и государственных служащих. Коммерческие компании делают это по желанию.
- Уведомление военкомата - если принятый работник является военнообязанным, то кадровик либо иное ответственное лицо должно составить уведомление, и подать его в городской орган военкомата.
Можно ли отменить приказ?
По ТК, после подписания трудового соглашения сторонами, сотрудник должен появиться на работе в строго установленное в нем время. Если точная дата начала работы в договоре не установлена то считается, что выйти на работу необходимо сразу на следующий день.
Однако в том случае, если сотрудник в свой первый рабочий день так и не появился на своем месте, администрация обладает правом аннулировать трудовой договор. Для этого издается соответствующий приказ. Аналогично необходимо поступить и с приказом на прием. Обычно, пункты об отмене приказа и договора включают в одно распоряжение.
Внимание! Но если с момента оформления прошло более одного дня, и работник по какой-то причине передумал работать, отменить приказ и договор уже нельзя. В такой ситуации сотруднику нужно оформить заявление на увольнение, либо произвести расторжение контракта по согласию сторон.
