* Отвлекись от работы - посмотри
Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок
Правила оформления докладной, служебной и объяснительной записок
На первый взгляд нет особых
различий между докладной,
служебной и объяснительной
записками. Действительно,
эти бумаги близки по своему
назначению - все они носят
информационный характер.
Тем не менее мы имеем дело
с разными видами документов,
которые отличаются и по
содержанию, и по адресатам.
Давайте посмотрим, как правильно
оформить каждый из них.
Вначале напомним, что при
оформлении любой информационно-справочной
документации, будь то записка,
протокол, акт или справка,
нужно руководствоваться
требованиями
ГОСТ Р 6.30-2003
"Унифицированные системы
документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования
к оформлению документов"*.
Для оформления докладной,
служебной и объяснительной
записок существуют общие
правила. Каждый из этих
документов должен иметь:
- указание на автора (организацию,
структурное подразделение
или должностное лицо, от
которого исходит записка);
- наименование адресата
(кому направляется документ);
- наименование вида документа
(например, Докладная записка",
"Служебная записка");
- дату составления;
- регистрационный номер;
- заголовок к тексту (например,
О" нарушении трудовой дисциплины",
"О приобретении трудовых
книжек");
- текст;
- подпись составителя (с
указанием должности).
Помните, что правильное
указание реквизитов в документах
прямо влияет на их юридическую
силу, обеспечивает их бесспорность
и официальность.
Докладываем о ситуации
Докладная записка
- это
документ, адресованный руководителю
организации (данной или
вышестоящей) или руководителю
структурного подразделения.
В докладной записке обстоятельно
излагается какой-либо вопрос
с выводами и предложениями
составителя и преследуется
цель побудить руководство
к принятию определенного
решения. Если докладные
записки информируют адресата
о ходе выполнения работ,
то они могут составляться
регулярно.
Докладные записки, адресованные
руководителю организации,
являются внутренними документами
и могут составляться на
простом листе бумаги формата
А4. Бумаги, которые направляются
в вышестоящие инстанции,
- это внешние документы,
их необходимо оформлять
на бланке организации.
Текст докладной записки
состоит из двух или трех
смысловых частей. В первой
части - констатирующей -
излагаются причины, факты
и события, которые послужили
поводом для ее написания.
Вторая часть - анализирующая
- содержит анализ сложившейся
ситуации, возможные варианты
ее решения. Третья часть
- резюмирующая - включает
в себя выводы и предложения
конкретных действий, которые,
по мнению составителя, необходимо
предпринять. Второй части
в докладной записке может
и не быть, тогда документ
состоит лишь из описания
ситуации, выводов и предложений
автора записки.
Информируем по горизонтали
Служебную записку
составляет
работник или руководитель
подразделения на имя руководителя
или специалиста другого
подразделения. Таким образом,
она обеспечивает связь объектов
управления по горизонтали.
В этих записках чаще всего
отражаются вопросы материально-технического,
хозяйственного, информационного
обеспечения и т. п. Например,
в бухгалтерии сломался принтер.
Главный бухгалтер может
в служебной записке проинформировать
об этом начальника отдела
системного обеспечения и
попросить отремонтировать
прибор. Оформляется служебная
записка так же, как и докладная.
Объясняем причины
Объяснительная записка
-
это документ, объясняющий
причины какого-либо действия,
факта, происшествия. Ее
может составлять любой работник
организации в адрес вышестоящего
должностного лица. В основном
объяснительные пишутся по
факту совершения дисциплинарного
проступка, а наличие такой
записки является непременным
требованием для наложения
на сотрудника дисциплинарного
взыскания (ст. 193 ТК РФ).
Объяснительную записку работник
чаще всего пишет от руки
и в свободной форме, но
нередко в организациях используются
и специальные бланки.
Рекомендуем кадровику всегда
иметь под рукой несколько
образцов различных записок
или разработать для них
унифицированные формы. Ведь
информационный обмен в организации
происходит непрерывно, и
сотрудники часто обращаются
в отдел кадров за помощью
в составлении того или иного
документа. В инструкции
по кадровому делопроизводству
организации можно изложить
требования к запискам, описать
их необходимые реквизиты
и привести образцы.
На практике часто возникает
вопрос, обязательно ли регистрировать
служебные, докладные и объяснительные
записки в рамках организации.
По нашему мнению, если изложенный
в записке вопрос требует
письменного решения в виде
резолюции руководителя,
то эти документы необходимо
регистрировать, поскольку
они требуют исполнения и
использования в справочных
целях. Если же вопрос может
быть решен устно, регистрировать
такую записку не обязательно.
Инструментальный цех
Генеральному
директору ОАО "Спектр"
А.А. Гущину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
15 ноября 2009 г. N 13/3
О ненадлежащем выполнении
трудовых обязанностей Нехаевым
Н.А.
Согласно приказу от 29 октября
2009 г. N 12к, Нехаев Н.А.
принят на работу в инструментальный
цех токарем четвертого разряда
с трехмесячным сроком предварительного
испытания.
Нехаев Н.А. ненадлежащим
образом выполняет свои трудовые
обязанности. Так, 1 ноября
2009 г. ему было поручено
выполнение работы по изготовлению
деталей N к5/3222. При выполнении
работы Нехаев Н.А. допустил
брак 15 изделий. Исправление
брака поручено токарю Гришину
Е.Л.
Считаю, что токарю Нехаеву
Н.А. необходимо объявить
выговор в соответствии со
статьями 192-193 ТК РФ.
Проект приказа о наложении
дисциплинарного взыскания
(выговора) прилагаю к настоящей
докладной записке. Кроме
того, полагаю, что из заработной
платы Нехаева Н.А. необходимо
вычесть стоимость продукции,
оказавшейся браком.
Начальник цеха подпись
Г.И.
Малахов
Отдел косметической продукции
Генеральному директору ОАО
"Сигма"
П.Ю. Кольцову
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
12 ноября 2009 г. N 123
О командировании сотрудника
отдела на московскую
фабрику косметики "Свобода"
В связи с расширением ассортимента
товаров, реализуемых нашей
фирмой, и формированием
плана рекламной кампании
на 2005 год прошу Вас командировать
старшего эксперта отдела
косметической продукции
Михайлову Е.Ю. на московскую
фабрику косметики "Свобода"
для ознакомления с новыми
разработками косметической
продукции, а также согласования
вопросов развития договорных
отношений с этой организацией.
Начальник отдела подпись
К.О. Симонов
Отдел кадров
Заместителю
начальника по АХЧ
Е.О. Федину
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
19 ноября 2009 г. N 21
О проведении ремонтных работ
в отделе кадров
В связи с моим уходом в
очередной отпуск и начавшимся
ремонтом прошу во время
моего отсутствия провести
следующие работы по ремонту
в отделе кадров:
1. Покрасить рамы окон и
подоконники.
2. Покрасить потолок.
3. Наклеить обои.
Начальник отдела кадров
подпись
А.И. Михеева
Отдел продаж
Генеральному
директору ЗАО "Альт"
М.Ю. Миротворцеву
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
25 ноября 2009 г. N 2/12
Об отсутствии на рабочем
месте
12 ноября 2009 г. я отсутствовал
на рабочем месте с 14.00
до 16.00 в связи с необходимостью
навестить жену в больнице.
Поскольку начальника отдела
продаж Светикова Н.Н. в
14.00 не было на месте,
я не мог уведомить его о
причине своего отсутствия
и попросил об этом секретаря
Маришину А.О. Считаю, что
правил внутреннего трудового
распорядка я не нарушал,
так как отсутствовал на
работе по уважительной причине
и в течение непродолжительного
времени.
Экспедитор подпись
И.И.
Елисеев
Отдел ценных бумаг
Первому
заместителю генерального
директора банка "Реал" Е.Г.
Крупнову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
8 ноября 2009 г. N 54
О несвоевременном представлении
сводного отчета
По факту несвоевременного
представления мною сводного
отчета отдела ценных бумаг
за октябрь 2009 г. поясняю
следующее. Я должен был
представить указанный отчет
29 октября 2009 г., а фактически
представил его 3 ноября
2009 г. в связи с повреждением
и ремонтом телефонной линии,
на которой находится факс-модемный
аппарат, и отсутствием данных
Октябрьского филиала банка.
Начальник отдела ценных
бумаг подпись
К.О. Чернышев
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* Принят постановлением
Госстандарта России от 3
марта 2003 г. N 65-ст.
Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.
Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.
Написание служебных записок, в отличие от , осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.
Как написать служебную записку
Хотя форма написания служебной записки - произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:- «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
- наименование документа - Служебная записка;
- дата составления и номер;
- заголовок к тексту документа - говорит о предмете служебной записки;
- текст документа - сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
- должность составителя, подпись и расшифровка подписи - фамилия, имя, отчество автора.
Образец служебной записки на приобретение компьютера
Служебная записка
05.10.2013 № 2
г. Москва
О ремонте (замене) компьютера
Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.
В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.
Образец служебной записки о выдаче продукции
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.
О выдаче продукции
Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».
Цель акции:
- увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
- увеличение нумерической и качественной дистрибуции.
Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.
Регион: Санкт-Петербург, Воронеж
Участники акции: продавцы розничных торговых точек
Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».
Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург - 400 упаковок (по 1л)
Воронеж - 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.
Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.
СЗ составляет работник на имя своего непосредственного руководителя или на имя начальника другого подразделения. Она позволяет в короткое время:
уведомить руководителя о возникшей на текущий момент проблеме
внести предложения по ее устранению или согласовать план действий с другим сотрудником.
побудить руководителя принять решение или издать распоряжение
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство для того, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть, не бездействовал.
Виды служебных записок
Рассмотрим основные виды служебных писем:
о запросе информации;
о нарушениях, допущенных сотрудником при исполнении трудовых обязанностей.
о премировании сотрудников.
Кроме того, СЗ может сопровождать пересылку пакета документов между отделами, подразделениями, департаментами внутри организации (для сторонних организаций необходимо готовить сопроводительные письма). Также ее можно направлять работникам с требованием объяснить причину отсутствия на рабочем месте.
В СЗ могут содержаться любые вопросы, касающиеся рабочих моментов.
Правила составления
Главное правило, которого необходимо придерживаться при ее составлении — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст СЗ не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы СЗ не имеет. Для ее составления используется произвольная форма служебной записки образец
Несмотря на это, при написании следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003. Оформление служебной записки по ГОСТу, образец которой показан выше, требует наличия следующих реквизитов:
бумага должна содержать «шапку». В ней указывается, кому она адресована (должность и ФИО сотрудника в дательном падеже);
вносится дата составления и номер документа;
в заголовке к тексту указывается предмет СЗ;
описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется служебная записка: “Довожу до вашего сведения…”, далее текст служебной записки должен содержать конкретную просьбу;
ниже указывается должность и ФИО составителя, подпись с расшифровкой.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит СЗ и ознакомится с ней лично.
СЗ в электронном виде
Стоит отметить, что на многих предприятиях принят электронный документооборот. Поэтому СЗ может быть оформлена в электронном виде. В этом случае она пересылается на корпоративную почту предприятия. Дальнейшей сортировкой и пересылкой писем адресатам занимается секретарь.
Такой способ передачи СЗ экономит бумагу и время сотрудников. В этом случае документ составляется так же, как и на бумажном носителе. Желательно, чтобы на нем стояла электронная подпись отправителя. Чтобы удостовериться в том, что отправленный документ прочитан руководителем, при отправке следует запросить «уведомление о прочтении почтового отправления», поставив галочку в форме отправки.
Образец документа
Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю. Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение обстоятельств, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Составление СЗ часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть пример служебной записки. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ. Рассмотрим наиболее частые случаи, требующие составления СЗ.
СЗ о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника. Этот документ составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В ней указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя. После рассмотрения СЗ и принятия положительного решения, директор издает приказ о премировании. Как писать служебную записку директору образец:
В случае, если во время работы возникли обстоятельства, из-за которых сотрудник не мог в полной мере выполнять свою трудовую функцию, используется объяснительная . В ней указываются причины. Как писать служебную записку образец:
СЗ используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретение материалов. Как правильно написать служебную записку образец:
Срок хранения
Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Минкультуры России от 25.08.10 № 558, СЗ необходимо хранить в архиве предприятия не менее пяти лет. При необходимости директор организации имеет право продлить срок хранения. Срок хранения СЗ, оформленных в электронном виде, может быть определен уставом компании.
В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.
Они бывают:
- Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
- Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
- Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.
Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.
Требования к документу
Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.
Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.
Бланк служебной записки
Важные особенности и формулировки
В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».
Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.
Пошаговое составление
Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:
- Сотрудник создает служебку.
- Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
- Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
- Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
- Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.
Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.
Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.
Образец для бюджетной организации
Как и сколько хранить
Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.
Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.
Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.
Основания для составления и цели докладных
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
- были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
- необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
- кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
- появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
- необходимо отправить кого-то в командировку;
- требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
- любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.
Как писать служебную записку (образец по ГОСТу)
Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.
Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
- название документа;
- текст - что именно необходимо сообщить руководству;
- дата, подпись и обязательно должность автора докладной.
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.
Пример 1
Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.
Пример 2
На картинке - продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Пример 3
Служебная записка — пример написания
Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.
Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» - это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя - сокращением времени на изучение письма.
Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.
Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Электронные докладные. Такое бывает?
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя - после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
