Как эффективно расставлять приоритеты и планировать свою жизнь. Как правильно выстроить жизненные приоритеты

Для каждого человека жизненно важно уметь правильно расставлять акценты как в работе, так и в личной жизни. Приоритетные цели и задачи – это те дела, без которых жизнь становится тусклой, серой и бессмысленной. К сожалению, в потоке будничных дел иногда бывает крайне сложно такие акценты расставлять. Мы просто пробегаем мимо собственных желаний, устремлений, целей, не замечая или не желая замечать того, как кричит во все уши собственное подсознание: «Обрати внимание! Не проходи мимо! Да постой же ты!». А мы спешим, торопимся успеть сделать то, что пообещали кому-то, успеть то, что нам навязали извне. Исправить эту ситуацию поможет правильная расстановка приоритетов.

Уделяйте себе время

Есть одно очень простое и интересное упражнение, чтобы выбраться из рутины и увидеть жизнь под новым углом. Каждый день на протяжении недели, независимо от того, на работе вы или дома, уделяйте себе одну минуту. Поставьте таймер и подумайте, что вы можете сделать за эту минуту такого, что изменит ваше внутреннее и внешнее состояние к лучшему? Какое действие может привнести в вашу жизнь немного тепла и комфорта? Возможно, вы выпьете стакан воды, а, может быть, откроете окно или выйдете на улицу. Это мелочи, на которые мы обычно не обращаем внимания: свежий воздух, пить больше жидкости – кажется, все эти предписания для впечатлительных девиц, а не для взрослых людей. Тем не менее именно здоровье – это один из важнейших приоритетов в жизни каждого человека .

На следующей неделе попробуйте увеличить это время, ставьте время уже на 5-10 минут в день и уделяйте внимание себе. Вы заметите, что это время постараетесь потратить на дела, на которые раньше не хватало времени, которые казались неважными, но теперь значительно улучшают душевное и физическое состояние.

Помойте машину, прочитайте на ночь ребенку сказку, с наслаждением поваляйтесь в ванной, почитайте любимую книгу. Если суммировать эти действия, вы увидите, что они вертятся вокруг нескольких главных направлений в вашей жизни. Семья, здоровье, образование, самосовершенствование, финансовое благополучие, любовь, новые впечатления, друзья – это «кусочки пирога», который называется «жизнью».

В потоке будничных дел, забот и обязанностей на работе и дома мы часто забываем об этих приоритетах, довольствуясь жалкими крохами удовлетворения от выполнения родительских или навязанных обществом предписаний. А что в итоге? А в итоге «мучительно больно за бесцельно прожитую жизнь». Для того чтобы этого избежать, достаточно начать жить проактивно. Избегайте бесцельности существования. Если уже «плывете по течению жизни», то плывите с определенной целью, например, как японские самураи, которые выбрали путь служения.

Легкое расставление приоритетов и гармонию в душе определяет ментальная чистота или отсутствие ментального мусора. Что такое ментальный мусор? Это: негативные эмоции, психологические комплексы, эмоциональные травмы, ограничивающие убеждения, негативные установки, зависимости и прочий хлам. Свобода от этого хлама дает энергию, решимость и чистоту мышления, которое критически необходимо как для расстановки приоритетов, так и в современной жизни вообще. .

Приоритеты: 5 путей лучше расставить акценты в жизни

Это может показаться странным, но для каждого человека приоритеты являются чем-то свойственным только ему, уникальным. Это происходит из-за различной расстановки ценностей в каждом из нас. Кому-то важно благополучие семьи, кто-то всю душу вкладывает в дружбу, а для кого-то работа на первом месте. Но мы все можем сбалансировать свою жизнь так, чтобы ценности, приоритеты и обязанности находились в гармонии (кстати, позволяет увидеть на сколько гармонично вы движетесь по жизни). И начать нужно с баланса сегодняшнего дня, в котором правильно расставить акценты, используя методы расстановки приоритетов.

Древнеиндийский поэт Капидаса говорил, что один наш день хранит в себе всю прелесть мира. И это, действительно, так. Если вы хотите сделать свою жизнь более сбалансированной, сделайте гармоничным свой день, используя эти простые инструменты.

• 1. Самый простой способ

Составьте список дел на день и подумайте, какое из них самое важное? Какое дело из этого перечня при условии его выполнения подарит максимально большое ощущение удовлетворенности? Рядом с этим делом поставьте букву А. Возможно, у вас в списке будет не одно такое дело, поэтому ранжируйте их по степени важности, обозначая цифрами, например: А1, А2 и т.д. На протяжении дня следуйте полученной последовательности дел (без фанатизма, конечно). Вечером подведите итог. Старайтесь использовать этот метод расстановки приоритетов всякий раз, когда находитесь в состоянии усталости и фрустрации.

• 2. Ролевой подход к расстановке приоритетов

Составьте список дел на день. На другом листе бумаге выпишите все свои значимые, приоритетные лично для вас социальные роли, например: «Я – друг», «Я – мама», «Я – дочь» и т.п. После этого разнесите свои дела по полученным сегментам и отранжируйте их внутри каждого из них по степени важности. На протяжении дня выполняйте последовательно самые важные дела из каждого сегмента, постепенно спускаясь на все более низкие уровни важности.

Начинать нужно, естественно, с самого приоритетного для вас сегмента. В процессе выполнения задач обращайте внимание на свое внутреннее состояние. Вам нужно отследить, насколько правильно вы расставили приоритеты. Возможно, выполняя какое-то действие, вы заметите, что в этот момент «душа болит» за что-то другое, а может быть, наоборот, день пройдет как по нотам. Обращайте внимание на такие тонкости, делайте выводы и, составляя список задач на следующий день, смещайте приоритеты в пользу тех, которые оказались для вас самыми важными. Расстановка приоритетов – дело сугубо индивидуальное.

Бывает так, что с утра или в течение дня составить список дел и отранжировать его по степени важности уже не получится. Как показывает жизненный опыт, дни, когда это происходит, особо удачными не назовешь. Чтобы вернуть все в привычное, поддающееся контролю русло, используйте такой инструмент, как «квадрат Эйзенхауэра».

Для этого расчертите на любом листе бумаги квадрат, который двумя вертикальными отрезками поделите на четыре равные доли. Две верхние части по горизонтали озаглавьте «Важно» и «Неважно», и две части по вертикали обозначьте как «Срочно» и «Не срочно». Таким образом, у вас получилось четыре ячейки. Если мы совместим мысленно вертикаль с горизонталью (как в шахматах), получится четыре категории задач: «Важно и срочно», «Важно, но не срочно», «Неважно, но срочно», «Неважно и не срочно». Всякий раз, когда вы принимаетесь за какое-то дело, отмечайте его в соответствующем квадратике. Категория «Важно и срочно» – это, как правило, «горящие» проекты, задачи, которые нужно было «выполнить еще вчера».

«Важно, но не срочно» – это проактивные задачи, которые важны для будущего благополучия. «Неважно, но срочно» – всевозможные задачи, которые пытаются на нас «повесить» окружающие. «Неважно и не срочно» – пустое времяпрепровождение, зависание в социалках, перекуры и т.д. Очевидно, что последние две категории было бы хорошо совсем исключить из своей жизни, и после разгребания завалов в первой категории уделить максимум внимания второму сегменту.

Такая расстановка приоритетов позволяет оперативно в течение дня навести порядок в делах и не пасть жертвой утра, которое не задалось.

• 4. Система GTD («Getting Things Done» или «Как привести дела в порядок»)

В принципе, система GTD – это широкий спектр действий, направленных на оптимизацию всех задач, связанных с жизнью отдельно взятого человека. Но Дэвид Аллен очень интересно представил в ней собственный принцип расстановки приоритетов. Все очень просто. Для начала нужно «выгрузить» все дела и задачи из своей головы и записать их на бумагу. После того как этот процесс завершится, можно начинать ранжировать. Все дела делим на четыре категории.

Для того чтобы правильно поделить по сегментам, задавайте вопросы: «Могу ли я сделать это дело за один шаг? Сколько времени это займет? Может быть, это уже и не нужно? Могу ли я кому-нибудь перепоручить это дело?» и т.д. В итоге вы получите четко отранжированный список задач, половину из которых вы сможете решить в ближайшие пятнадцать минут.

• 5. Расставляйте приоритеты, отталкиваясь от целей

Опишите свой идеальный день. Обозначьте каждую деталь: какая у вас семья, какие отношения, сколько вы зарабатываете, где вы живете, о чем думаете, куда ходите, чем живете? Размечтайтесь основательно, пусть это будет маленькое школьное сочинение на тему «Когда же мне жить станет хорошо?» После этого представьте себя в этом дне, подумайте, какой совет бы вы себе дали? На какие аспекты жизни попросили бы обратить внимание, чтобы ваша жизнь стала такой, как там, в будущем? Отталкиваясь от этого образа будущего, составьте перечень дел, которые бы вас приблизили к его материализации. Отранжируйте его и начните постепенно претворять в жизнь.

Все эти методы расстановки приоритетов не требуют массы времени. Они требуют уделять внимание и проявлять уважение к себе, а это для многих самая сложная задача.

Тем не менее, все усилия окупятся, если вы однажды примете решение жить осознанно и проактивно, уделяя время самым приоритетным задачам и подыскав свой собственный метод расстановки приоритетов.

На прием к психологу пришла молодая женщина Ольга с нетипичной для её возраста проблемой, которую она определила, как пустота. Странная ситуация: муж, двое детей, работа, а вокруг неё — пустота. Да ладно бы только вокруг, пустота была ещё и глубоко внутри. Выполнив ряд формальностей, психолог попросил рассказать о том, как проходит обычный будничный день, чтобы понять ежедневную расстановку приоритетов.

— Приоритеты? О чем Вы? Я совершенно правильно ориентирована на жизнь. Главное для меня здоровье близких, — возмутилась клиентка.

— Я не прошу Вас рассуждать о ценностях, я просто хочу понять ежедневную расстановку приоритетов, — объяснял психолог.

— Вы хотите понять, что для меня важнее: здоровье мамы или любовь мужа?

— Я не пытаюсь выяснить иерархию Ваших жизненных ценностей. Это довольно сложно. Я всего лишь пытаюсь понять, как вы строите свой день.

Диалог мог бы быть бесконечным и требовал простого разъяснения значения искусства расставлять приоритеты.

Что такое приоритеты?

Вопрос, заставший клиентку врасплох, действительно очень важен с позиции ежедневного отношения к жизни. Расставить приоритеты, значит, понять, что действительно важно СЕЙЧАС.

Понятие приоритет активно вошло в нашу жизнь недавно из компьютерной лексики. Планировщик задач операционной системы компьютера определяет, какую программу выполнять в данный момент в зависимости от ее значимости — т.е. назначает приоритет.

Рассмотрим определение приоритета на простом примере. Допустим необходимо собрать информацию о чем-то на диске компьютера. Сначала нужно создать папку с определенным названием, а потом накидывать туда, нужные файлы. Это удобнее и быстрее, чем накидать файлы в разные места, а потом собирать их в папку. Итак, чтобы начать сбор информации, нужно создать место, куда мы будем это собирать. Создание папки является приоритетным.

Заметьте, не главным или важным, а именно приоритетным, то есть первым, важным именно сейчас. Можно попутно создать несколько других папок, если это важно сейчас. А если нет, то нужно ли тратить на это время и силы.

Итак, приоритет, это процесс, событие, которое является самым важным в данном месте, в данное время. У машины все просто. Компьютерный мозг быстро просчитывает все варианты выполнения задач и определяет самые эффективные на данный момент, делая их приоритетными, то есть выполняет именно их. И с этим не поспоришь.

В повседневной жизни нам постоянно приходится расставлять приоритеты, то есть выбирать наиболее важные и эффективные процессы. Мы планируем поход в магазин, ежедневную уборку квартиры, дела на работе, включая легкие перерывы для обсуждения новостей. Мы даже планируем начало новой жизни с понедельника, но не начинаем, потому что приоритетными становятся совсем другие процессы.

Психолог продолжает диалог с Ольгой:

— Вы покупаете продукты в фастфуде для своих близких?

— А почему?

— Родные любят эту еду, я хочу доставить им удовольствие. К тому же эта покупка освобождает меня от необходимости провести вечер у плиты.

— А Вы знаете, что эта еда вредна?

— Знаю. Но это же нечасто бывает.

— Значит, иногда для вас желание избавиться от домашних дел важнее здоровья близких?

Ответа нет. И не может быть, здесь спутаны понятия.

Зачем нужно расставлять приоритеты?

Продолжение диалога психолога и клиентки говорит о разграничении понятий: ценности и приоритеты. Мы не будем рассуждать о вреде фастфуда. Речь идет о процессах, которые важны именно сейчас. И, главное понять, что именно важно – расставить приоритеты.

Во-первых, это поможет сэкономить время. Вспомните о планировщике задач компьютерной системы, который четко расставляет очередность процессов, исходя из этого принципа.

Во-вторых, это поможет сэкономить ваши силы. Действительно, проще зайти в магазин по пути с работы, чем вернуться после того, как вы уже пришли домой. Планировать свою деятельность удобнее заранее, просчитывая возможные варианты.

В-третьих, это определит ваши основные задачи на ближайшее время и подчинит им все остальные действия.

Чтобы понять значение умения расставлять приоритеты, рассмотрим ситуацию с фастфудом.

Вариант 1. Ситуация: Уставшая женщина возвращается с работы. Ей очень хочется отдохнуть дома после тяжелого дня.

Решение: купить еду для близких в ресторане быстрого питания. Это обеспечит их хорошее настроение и избавит её от приготовления ужина.

Приоритет: отдых после тяжелого трудового дня.

Будете ли вы её упрекать в плохом отношении к близким? Нет, потому что понимаете мотив её поступка и выбранный приоритет.

Вариант 2. (усложняем ситуацию). Всё то же, но в кошельке очень мало денег.

Решение: купить еду быстрого приготовления. Это избавит её от необходимости длительного приготовления пищи и даст дополнительное время для отдыха.

Приоритет: максимально быстро приготовить еду и сэкономить денежные средства.

Будут ли упреки в этом случае? Также нет. Потому что, здесь также ясен выбор.

Вариант 3. Ситуация та же.

Решение: купить овощи, разморозить мясо, приготовить чахохбили.

Приоритет: правильное питание близких.

Итог: длительное приготовление, недовольная проголодавшаяся семья, нервная уставшая женщина и, возможно, конфликты в семье в сочетании с взаимными обвинениями.

Стоил ли данный приоритет полученных результатов? Что для вас важнее: мир в семье или соблюдение правильного питания? Итак, снова расстановка приоритетов.

Разобравшись с понятиями приоритета и ценностей, Ольга получила домашнее задание, в котором было необходимо составить рейтинг ежедневных приоритетов, начиная от самого важного. Сложность задания была в том, что она должна была указать не менее 50 пунктов.

С удивлением психолог отметил, что женщина справилась. В сокращенном варианте это выглядело так:

1. Не опоздать на работу.
2. Проводить детей в школу.
3. Добросовестно выполнить свою работу.
4. Не сделать ошибок в текстах.
5. Чтобы начальник заметил её старание.
6. Возможность премии.

1. Внимание Н. к её особе.
2. Мнение коллег о её внешнем виде.

1. Мнение А.П. о её обуви.
2. Приглашение на чай в кабинет к главбуху.

38.Успеть всё сделать на службе, чтобы не брать работу домой.

1. Накормить своих родных.
2. Есть низкокалорийную еду, чтобы похудеть.

Ошибки в выборе приоритетов

Итак, мы уже выяснили, что необходимость расставлять приоритеты стоит перед нами ежедневно, и от того, насколько правильно мы это делаем, зависит результат нашей деятельности. Что же неверно в рейтинге нашей героини?

Первым в списке стоит не опоздать на работу, затем, через пункт, выполнить свою работу, не наделав ошибок. Похвально. А если бы список состоял из четырех пунктов, то вариант с начальником и премией был бы не важен? Да и материальная сторона вопроса оказывается неактуальна? Прямо коммунизм какой-то получается.

На самом деле всё не так. Мы приходим на работу зарабатывать, а, значит, важна материальная заинтересованность. Бескорыстных трудоголиков быстро вычисляют в любом офисе, и потом они плачут в подушку, зарабатывают депрессию, только потому, что неверно расставили приоритеты. Их считают добросовестными и ответственными, но не повышают по службе и не поощряют материально.

Другое дело, люди-карьеристы. Даже с более низкими способностями, они получают высокие зарплаты и должности по причине верных приоритетов. А так ли плохо быть карьеристом?

Несколько пунктов списка относятся к оценке внешнего вида. Для каждой представительницы прекрасного пола внешний вид важен. Но в списке мы не увидели ничего, что касается процессов создания женской красоты: макияжа, маникюра, выбора одежды. В чем же здесь дело?

В данном случае, клиентка не считает важной заботу о себе, а оценка внешнего вида коллегами, скорее всего, больше пугает её, чем радует. Она боится негативного отношения, или даже замечаний, и не ждет комплиментов. Этот пункт, наряду с другими, способен вызвать депрессивное отношение к происходящему.

Всё будет проще, если в список приоритетов добавить ухоженный внешний вид, правильно подобранную одежду и только потом стремление не опоздать. Утро молодой женщины будет подчиняться своему настроению, отражению в зеркале, желанию нравиться. Мнение коллег о её внешнем виде будет опускаться всё ниже в таблице, пока совсем не исчезнет из рейтинга.

Этот пункт, конечно, заставит поменять планы на выходные. Нужно выделить время на себя: заняться шопингом, посетить салон красоты или хотя бы сделать простые косметические процедуры дома. Возможно, в планах на выходные появится задача отдохнуть, самое важное, что нужно сделать. Вот только в приоритетных рейтингах, как правило, чаще встречается приготовление борщей и котлет, а не варианты семейного отдыха.

Что же получается: мы сами себя загоняем в тупик простым планированием жизни? Да, именно так. Ошибки в расстановке приоритетов разрушают личность человека, делая их рабами потребностей; разрушают отношения в семье, выводя на передний план уборку квартиры и приготовление еды, сводя важность душевного общения и семейного отдыха к нулю.

Представляю воображаемый диалог с читателями:

— Как же так, — восклицают читатели, — мы сами разрушаем свою жизнь? Но мы стараемся делать домашние дела, заботясь о близких.

— А что важнее близким: тарелка борща или совместная прогулка на лыжах?

— И то и другое важно, — скажите вы.

— Правильно. Но речь идет о расстановке приоритетов, когда нужно выбрать что-то одно. И в этой ситуации вполне может подойти быстрый перекус, если он сохранит тепло отношений и впечатления от выходных. А целый день, проведенный на кухне, может вызвать отчуждение и обиды.

Конечно, домашние дела требуют выполнения. Но планировать это нужно так, чтобы не разрушать другие ценности.

Искусство расставлять приоритеты

Расставлять приоритеты на самом деле просто, если научиться понимать, что именно вам нужно. Не бойтесь отвечать на свои вопросы честно. Только вы способны понимать свои желания.

Как это сделать? Вот несколько правил:

1. Расставляйте приоритеты в делах всегда, даже в мелочах. Свой рабочий день начинайте с того, что важно, но не с простого, легкого и меньшего по объему. Помните, что потратив время на мелочи, вы упустите важное, а это всегда чревато последствиями. Ваш личный планировщик всегда должен определить приоритетное.
2. Умейте четко оценивать свое состояние, и, исходя из этого, планировать свою деятельность. Не делайте ничего через силу без крайней необходимости. Если же негативное состояние норма, то попытайтесь изменить именно эту ситуацию.
3. Привлекайте к важным решениям и делам свое окружение. Озвучивайте свое состояние, не опасаясь реакции коллег или близких. Пусть окружающие учатся выстраивать свои приоритеты, учитывая интересы близких.
4. Определяйте несколько важных долгосрочных приоритетов, которые будут присутствовать в виде мелких задач. Например, задача похудеть будет иметь отражение в покупке низкокалорийной еды или отказе от десерта.
5. Учитывайте желания близких в своих приоритетах. Уступайте им и идите на компромиссы. Не путайте задачи и ценности. И не позволяйте одному разрушать другое.

Через некоторое время Ольга рассказала о том, как провожала мужа в длительную командировку. Обычно, она вставала рано утром, начинала приготовление пирожков, укладывание вещей в чемодан с проглаживанием каждой рубашки. К вечеру она становилась уставшей и раздраженной.

Но не в этот раз. Ей остро захотелось провести это время вместе с семьей. Обсудив с вечера незначительность домашних пирожков и рубашек, которые все равно приходится переглаживать, они с мужем собрали чемодан и запланировали семейный отдых.

Молодая женщина с улыбкой рассказывала о посещении торгово-развлекательного центра, аэрохоккее и небольшом шопинге.

Психолог отметил, что Ольга научилась радоваться жизни.

Повседневные дела будут всегда. Очень легко стать зависимым от бесконечной череды служебных и домашних обязанностей. В какой-то момент человек полностью подчиняет себя понятию «должен». Именно тогда жизнь наполняется усталостью, суетой, и отчужденностью.

Важно вовремя понять собственные желания и потребности, именно с этой позиции расставляя ежедневные приоритеты служебных и домашних дел.

А вы умеете это делать? Хотите научиться? Тогда для начала составьте свой рейтинг ежедневных приоритетов (не менее 50 пунктов). Только одно важное условие: будьте честными с собой.

Иногда начинает казаться, будто весь мир рушится. Работа и школьные задания начинают накапливаться, домашние дела и обязанности, обязательства перед друзьями и семьей – порой недостаточно часов в одних сутках. Научившись эффективно расставлять приоритеты, вы станете более продуктивным работником, экономя время, энергию и нервы. Научитесь организовывать свои задачи, разделяя их по категориям и уровням сложности, и начните практиковать профессиональный подход к их выполнению. Переходите к первой части для получения дополнительной информации.

Шаги

Часть 1

Определите временные рамки для вашего списка. У вас приближается особенно напряженная неделя? Сумасшедший день? Возможно, мысль о том, что вам нужно сделать до конца года сводит с ума. Независимо от характера ваших обязательств, выберите период списка приоритетов, который вы надеетесь составить и начните управление этими приоритетами и воплощение этого стресса в конкретные действия.

• К краткосрочным целям зачастую относятся пункты из различных категорий. Возможно, у вас есть несколько дел, которые необходимо закончить на работе к концу дня, а также дела, по которым нужно съездить, прежде чем отправиться домой, и много всяких дел по дому, когда вы, наконец, окажетесь там. Вы могли бы составить список виновников стресса, все дела, которые необходимо сделать в ближайшие несколько часов.
• Долгосрочные цели могут включать в себя более крупные цели, которые необходимо будет разбить на несколько шагов, и на которые тоже нужно расставить приоритеты. Вы могли бы поставить цель «поступить в колледж» в список долгосрочных дел, которые будут включать в себя различные мелкие дела. Этот простой шаг разбивки упростит и прояснит процесс.

1. Запишите все, что вам необходимо сделать. Начните разбивать список и записывать, что именно вам надо сделать в произвольном порядке. В пределах сроков, которые заставляют вас нервничать, выберите все задачи – крупные или мелкие – которые необходимо выполнить, и перечислите их. Перечислите проекты, которые нужно завершить, решения, которые должны быть приняты, и поручения, по которым нужно съездить.

   Классифицируйте все, что вам нужно сделать. Возможно, будет полезно разбить все на отдельные категории, то есть, создавая разные списки дел для разных областей жизни. Домашние дела могут принадлежать одной категории, а рабочие проекты – к другой. Если вы активно занимаетесь общественной деятельностью, то, возможно, много чего происходит в период выходных, к чему вы тоже должны подготовиться и расставить приоритеты. Составьте отдельный список для каждой категории.

   Приведите список в порядок. Определите в списке наиболее важные или срочные дела и перепишите список, поставив эти дела во главе. Это все зависит от вас и тем вашего списка, так что вы можете решить, что школьные мероприятия имеют преимущество перед рабочими проектами, или наоборот.

   • Кроме того, если все одинаково важно и необходимо, оставьте список неупорядоченным и организуйте его по алфавиту или в случайном порядке. По мере того, как вы активно ставите галочки в списке, все, что имеет значение – это то, что вы выполняете пункты списка.

2. Храните список на видном месте. Держите свой список где-либо на видном месте, особенно для долгосрочных дел, где вы сможете применять его как напоминание того, что необходимо закончить, активно вычеркивая или отмечая пункты по мере их завершения.

   • Если вы составили вариант списка на бумаге, повесьте его на место, куда вы часто смотрите, например, на дверцу холодильника, доску объявлений около парадной двери или на стену кабинета.
   • Как вариант, вы можете держать список открытым на рабочем столе, пока занимаетесь другими делами, так что они будут свежи в вашей памяти, и удалять пункты, когда завершаете дело.
   • Самоклеющаяся бумага для заметок служит отличным напоминанием по дому. Если вы наклеите одну такую бумажку с напоминанием поработать со своими документами на экран телевизора, вы не забудете сделать важное дело, вместо того чтобы терять время на менее продуктивные занятия.

   Часть 2

   Упорядочивание ваших пунктов списка

   1. Расставьте задачи по степени важности. Что является самым важным делом в вашем списке? Вообще, вы можете решить, что рабочие/школьные задачи перевешивают общественные и домашние дела, хотя могут существовать определенные отклонения. Вы должны поесть и искупаться, например, хотя стирка сможет подождать еще один день, пока вы не закончите важный рабочий проект.

      • Определите три различных уровня, их будет достаточно для классификации разных задач и критериев из списка. Высокая, средняя и низкая важность задач – лучший и простейший способ для начала классификации пунктов вашего списка по степени важности. Будьте разумными в определении.

   2. Определите срочность каждой задачи. Примите во внимание предстоящие крайние сроки и вашу способность работать в пределах этих сроков. Что необходимо сделать в ближайшее время? Что нужно сделать к концу дня? На чем бы вы могли суметь выиграть чуть больше времени?

      • Важно рассмотреть период времени, который уйдет у вас на завершение каждой задачи, возможно, даже назначить установленное время определенным делам. Если вы считаете приоритетным тренироваться каждый день, но у вас есть сумасшедшее количество работы, которую надо доделать, выделите себе на это отрезок в пределах 30 минут и старайтесь как-то укладываться в него.

   3. Классифицируйте каждую задачу по степени сложности. Может быть важным, чтобы вы к концу дня отвезли что-то на почту, но это не является ужасно сложной задачей. Классифицируйте все пункты из своего списка по степени сложности, и так вы будете знать, как расположить их по отношению к другим задачам.

      • Будет эффективным применить для классификации уровни как, например, сложный, умеренный и легкий, а не пытаться оценить их в сравнении друг с другом. Не беспокойтесь по поводу их упорядочивания, перед тем как присвоить степень сложности каждому из пунктов, если это будет полезным.

   4. Сравните все задачи и упорядочите список. В верх списка поставьте самые важные и срочные задачи, требующие минимальных усилий, с той целью, чтобы постараться выполнить максимальный объем работы в отведенное время.

   Часть 3

   Приступить к выполнению пунктов списка

   Выполняйте по одному пункту за раз и доводите его до конца. Сложно продвигаться по списку путем выборочного подхода и делать все понемногу. Через несколько часов ваш список будет выглядеть точно так же, как он выглядит сейчас: незавершенным. Вместо того чтобы выполнять понемногу, делайте одно дело до конца, и затем, после короткого перерыва, переходите к следующему из списка. Не начинайте работать над чем-то еще из списка до тех пор, пока не закончите с первыми самыми важными делами.

   Решите, что поручить другим, и что пойдет своим чередом. Если дома не работает интернет, то возможно есть соблазн отправиться в библиотеку, начать изучать по wi-fi так, чтобы суметь заново диагностировать проблему, но не в том случае, если вы должны закончить приготовление ужина, до утра проверить двадцать письменных работ и сделать еще пятьдесят дел. Не лучше ли будет вместо этого связаться с компанией-провайдером?

   • Допустимо решить в пользу чего-то, не стоящего времени, или когда делегирование задачи по стоимости перевешивает время, которое вы на нее потратите. Вы могли бы купить новое дорогое проволочное ограждение, или самостоятельно собрать из отходов, усердно прочесывая свалки, тщательно перебирая металлолом несколько часов под жарким солнцем, но если это складывается всего лишь в несколько рублей экономии, то может быть лучше стоит купить новые провода.

   1. Чередуйте разные задачи из списка. Если разделять типы выполняемой деятельности, это поможет вам сохранять интерес к делам и быстрее продвигаться по пунктам списка. Чередуйте список домашних школьных заданий со списком домашних дел по хозяйству, чтобы работать наиболее эффективно. Между ними делайте небольшие перерывы и занимайтесь разными делами. Так сохранится энтузиазм и повысится производительность.

      Начните с менее привлекательных или наиболее сложных задач. В зависимости от вашего характера, для вашего настроя,будет лучше, если вначале вы завершите дело, которое меньше всего желаете делать. Это не обязательно может быть самая сложная или наиболее важная задача, но для многих людей будет эффективным избавиться от нее, чтобы оставить на потом менее неприятные занятия.

      • Ваше сочинение по английскому может быть важнее домашнего задания по математике, но если вы вправду ненавидите математику, сначала избавьтесь от нее, чтобы вы могли освободить все время, которое вам необходимо и посвятить его исключительно сочинению, уделяя ему полное, неограниченное внимание.

   2. Пусть важность в некоторых случаях превосходит актуальность. У вас может быть ситуация, в которой у вас есть только 10 минут, чтобы проехаться через весь город до библиотеки с целью забрать заказанный новый диск «Игры Престолов», что делает это самым важным делом в списке, но лучше это время могло быть потрачено на выполнение более важной задачи, работы над сочинением по английскому. Вы выиграете для себя больше времени, если подождете до следующего дня, чтобы забрать свой ДВД, когда у вас будет для этого больше времени.

      По мере выполнения задач вычеркивайте их из списка. Поздравляем! По мере продвижения по списку воспользуйтесь радостным моментом, чтобы вычеркнуть пункт, удалите его из файла или агрессивно вырежьте написанное на бумаге ржавым перочинным ножиком и торжественно сожгите кусочки на огне. Уделите минуту, чтобы наградить себя за каждое маленькое достижение. Вы это делаете!

   Что вам понадобится

   • Карандаш
   • Бумага
   • Маркер
   • Рассмотрите возможность разбить объемную задачу на несколько более мелких. За мелкие дела не так страшно браться и проще завершить.
   • Дайте себе время на отдых, расслабление и восстановление.
   • Будьте реалистичны в отношении выполненного объема за определенный период времени.
   • Попросите о помощи. Поручите выполнить членам семьи или друзьям часть вашего списка.
   • В случае со школьными заданиями в верхней части списка должны стоять те, которые дадут вам больше баллов и у которых скоро истекает срок сдачи.
   • Оставляйте запас времени на неожиданности.
   • Если у двух задач одинаковая степень важности или срочности, рассмотрите ту, которой требуется меньшее количество усилий.
   • Времени от получаса до одного часа будет достаточно, чтобы оставаться сосредоточенным перед необходимостью перерыва.
   • Задачам, требующим более длительных усилий, может понадобиться специальное рассмотрение, чтобы для их завершения отложить отдельное время.
   • Используйте текстовый редактор или редактор таблиц на своем компьютере. Тогда вам не придется заново копировать список.
   • Помогайте и учите этому других. Если вы закончили дела раньше времени, предложите помощь и научите расставлять приоритеты своих родных и друзей. Ваши родители могут поощрить вас дополнительными деньгами на карманные расходы.
   • Пропустите или отложите дела, которые не так важны и требуют много усилий.
   • Вы должны подчинить себе время и планировать заранее, а также сохранять положительный настрой и не откладывать дела в долгий ящик.
   • Управляйте временем, заблаговременно планируйте и не медлите.
   • Запомните мантру «Я могу, я должен и я сделаю это!» и не жалуйтесь на загруженность.
   • Терпение и усердный труд, безусловно, будут вознаграждены.

Задайте себе вопрос – чего вы действительно хотите в жизни? Можно даже выписать ваши желания на листке бумаги, затем проанализировать их. Желания могут быть разными, но объединяет их одно – добившись поставленных целей, вы будете чувствовать себя по-настоящему счастливым.

Именно счастье является главной целью любого человека – даже если он сам не отдает себе в этом отчета. Поэтому расстановка приоритетов в жизни обязательно должна учитывать этот момент. Если то, чем вы сейчас занимаетесь, не приближает вас к счастью, в вашей жизни необходимо что-то менять.

Упомянутый момент очень важен. Дорога к счастью трудна, а времени не так уж много. Поэтому каждый шаг должен вести к вашей цели. Все, что уводит вас с выбранного пути, отдаляет от цели, должно быть отброшено. Или, как минимум, отодвинуто на второй план.

Интересы других людей

Для многих людей важнейшими приоритетами в их жизни являются счастье, здоровье и благополучие близких людей. Как минимум, многие скажут, что у них все обстоит именно так. Тем не менее, это ошибка. Да, люди должны заботиться о своих родителях, братьях и сестрах, детях. Должны быть готовы, при необходимости, отдать за них жизнь. В то же время, необходимо понимать, что даже самые близкие вам люди не могут, не имеют права лишать вас вашей мечты – какой бы она ни была.

Человек может жить для других – если это его путь, его выбор. Если это делает его счастливым. Но если из-за чувства долга, ответственности человек лишает себя своей мечты, это уже неправильно. Люди приходят в этот мир, чтобы стать счастливыми. Лишить себя счастья – значит прожить жизнь зря.

Именно поэтому не позволяйте никому, в том числе близком вам людям, манипулировать вами. У вас есть свои цели, свой путь. Помогайте близким людям, заботьтесь о них. Но не позволяйте им лишать вас вашей мечты.

Расстановка приоритетов

У некоторых людей список приоритетов составляет множество пунктов. Это неправильно – нельзя объять необъятное. Если вы составили такой список, вычеркните из него все, кроме трех самых главных пунктов. Какие пункты оставить, решать вам. Но их не должно быть больше трех. Именно на этих трех приоритетных целях и сосредоточьте все свое внимание.

Почему всего три пункта, а не больше? Потому что таковы реалии – человек не может эффективно работать больше чем над тремя задачами одновременно. Если их больше, эффективность работы резко падает, в итоге нигде не удается добиться хорошего результата. Поэтому чем-то придется пожертвовать. Учитесь отбрасывать лишнее ради главного.

Смена приоритетов

Важно отметить, что с течением времени приоритеты могут меняться. Это нормально – человек взрослеет, меняются его ценности. В то же время, смена приоритетов, если она происходит, должна носить эволюционный характер, соответствовать духовному росту человека. И очень плохо, когда человек просто мечется по жизни, сам не зная, чего же он действительно хочет. В этом случае нужно вновь вернуться к самому началу и спросить себя: что мне нужно, чтобы быть счастливым?

Никогда не забывайте о счастье. Можно приобрести огромное состояние, и при этом быть глубоко несчастным человеком. Деньги дают возможности, но не могут заменить счастье. Поэтому рассматривайте их как инструмент, не более того. Не гонитесь за престижем, карьерой, модой – ищите свой путь. Тот, на котором вы будете чувствовать себя окрыленным, полным сил и энергии. Если вы с радостью встречаете каждый новый день, если вы ясно видите цель и идете к ней, несмотря ни на что, значит, вы правильно расставили приоритеты и находитесь на верном пути.

Привет, друзья. С вами Юрий Окунев.

Сегодня поговорим о том, как расставить приоритеты. Я уже написал об этом ряд статей. Сегодня обобщу все сказанное ранее и добавлю ещё несколько интересных инструментов.

Метод АБС

Это чуть смягченный вариант «Правила Парето». Задачи делятся уже на три группы:
А – самые важные
Б – средней важности
С – не особенно важные

Если требуется сортировка внутри получившихся групп, используется обычная нумерация: А1, А2, А3 и т.д.

АБС анализ часто используется в бизнесе, для выявления более и менее прибыльных групп товаров.

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Девид Эйзенхауэр (1890—1969) генерал армии и 34-й президент США предложил новый уровень работы с приоритетами, в котором помимо важности задач, учитывается и их срочность.

Матрица выглядит так:

Берем свой список задач и распределяем по получившимся категориям.

Важно и срочно (квадрат катастроф).
Важно и не срочно (квадрат созидания).
Не важно и срочно (квадрат суеты).
Не важно и не срочно (квадрат разрушения).

Главный результат такого распределения – более глубокое понимание относительного веса каждой задачи. Очевидно, что главный квадрат продуктивного человека важные и несрочные дела. Нужно стремиться максимум времени посвящать именно им.

Важные и срочные дела разгребаем и делаем выводы, чтоб в дальнейшем авралы не возникали.

Неважные и срочные — по возможности делегируем, или игнорируем, если можем себе это позволить.

Неважные и несрочные дела бравые тайм менеджеры смело отправляют в мусорную корзину. Досадно только, что частенько в этот раздел попадают и наши маленькие радости жизни: почитать художественную книжку, посмотреть кино, пообщаться с друзьями и т.п.

Менее популярные способы

Олимпийская система

Обратимся к опыту спортсменов. Можно устроить для задач игру на выбывание. Думаю, особых объяснений не требуется. Делим дела на двойки, сравниваем между собой, и повторяем цикл до выявления абсолютного победителя.

Попарное сравнение

Продолжим спортивные параллели. Более точным, но и более трудозатратным методом является попарное сравнение.
Когда все задачи, кажутся одинаково важными, можно по очереди сравнить каждую задачу со всеми остальными. Та, что наберет больше «побед» по итогу «встреч» и будет самой важной.

Оценка взаимного влияния

Этот способ, позволяет оценить важность задачи по степени её влияния на общую ситуацию. Самыми важными будут задачи, от которых отходит большее количество стрелок. Менее значимые связи можно обозначить пунктиром.

Вклад в ценности (надцели)

Одна задача может работать одновременно на несколько ценностей. Соответственно, более важной будет задача, позитивно влияющая на максимальное их количество.

Многофакторный анализ

Чтоб сравнить наши задачи или цели по нескольким показателям можно составить двумерную таблицу. В левый столбик выписываем объекты для сравнения. В верхней строке определяем критерии. Ставим в строке задачи плюсы и минусы, или оценку в баллах по каждому критерию и смотрим итоговый результат.

Такой способ также хорошо подойдет для выбора весомых жизненных решений: покупки недвижимости, автомобиля, определения подрядчика для ответственных работ. В тех случаях, когда у нас есть время, чтоб неторопливо все взвесить.

Средневзвешенное

В случаях, когда значимость факторов, по которым мы оцениваем задачи, изначально не равна, можно использовать расчет средневзвешенного. Интересный метод который я подробно описал .

«Народные» методы

Существует также ряд распространенных, но не отличающихся практичностью методов расстановки приоритетов.

• Мишень - что попалось на глаза, то и делаю.
• Скрипучее колесо – кто больше ноет, для того и делаю.
• Сначала легкое — делаю то, что не напрягает.
• Жареный петух – делаю то, что уже горит.

Думаю понятно, что эти варианты идут под грифом «Как не стоит делать».

Приоритеты мужчин и женщин

Ну и напоследок, можно поразмыслить о том, как отличаются приоритеты мужчин и женщин. Я написал по этому поводу две отдельные статьи.

.

Подведем итоги

Мы вспомнили, что является основой для расстановки приоритетов и пробежались по основным подходам к этому процессу.
Ещё раз подчеркну приоритеты не самоцель. Выберите для себя один, максимум два самых простых способа, внедрите в повседневную практику и пользуйтесь.

Делитесь информацией с друзьями, подписывайтесь на новости блога, присоединяйтесь к практикам на курсе . А я на сегодня прощаюсь с вами.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .

До скорых встреч.
Ваш Юрий Окунев.